O programu

Program "Osnovni podatki" vključuje vnos podatkov, ki ne predstavljajo poslovnih sprememb in se imenujejo tudi "Osnovne tabele", "Matični podatki", "Šifranti" ali "Definicije". Te informacije služijo kot osnova za delovanje operativnih delov programa (dokumentov). Primeri so partnerji, artikli, davčne stopnje, delavci, organizacijska struktura itd.

Te podatke delijo različni programi programskega paketa "BusinessArt 12", torej ko enkrat določimo te podatke, jih lahko uporabimo v vseh programih. Vsak uporabniški program v svojem meniju vključuje okna, ki omogočajo vnos in obdelavo osnovnih podatkov, ki jih zahteva določen program. Vendar pa je včasih treba pregledati in posodobiti različne osnovne podatke na enem mestu (običajno pri uvajanju programa, ko je treba določiti veliko število osnovnih podatkov). Zaradi tega je bil ustvarjen program "Osnovni podatki", ki vključuje vsa okna, ki obdelujejo osnovne podatke, iz vseh drugih programov programskega paketa "BusinessArt 12".

Program "Osnovni podatki" vključuje logično organizirane nabore podatkov, ki jih lahko kasneje uporabimo v drugih programih programskega paketa "BusinessArt 12" za operativno delovanje programa. To so:

1. Splošni podatki (področja, dejavnosti, partnerji, analitike).

2. Organizacijska struktura in kadri (delavci, komercialisti, skupine komercialistov).

3. Finance (valute, tečajne liste, ceniki, plačilna sredstva, nameni transakcij, kontni načrt, amortizacijske skupine, ...).

4. Artikli in storitve (enote mer, dodatne lastnosti, barve, faze proizvodnje, artikli, skupine artikov, šifrant artiklov, artikli v skladišču, storitve, skupine storitev, delovne operacije, skupine delovnih operacij, prevezovanje artiklov).

5. Dokumenti (tipi dokumentov, vrste dokumentov, tisk, pogodbe s kupci, vodenje skladiščnih kartic).

6. Strojna oprema.

7. Okna za posebna kreiranja.

 

Datum zadnje revizije navodil 01.05.2020


Organizacijska struktura in kadri

Klasifikacija organizacijskih enot

Do okna - Klasifikacija organizacijskih enot, lahko dostopate preko osnovnega menija programa "Osnovni podatki" pot Tabele>Organizacijska struktura in kadri>Klasifikacija organizacijskih enot.

Klasifikacija se uporablja za določitev, kako razvrstiti določene organizacijske enote, poleg tega, da opredeli, kako delujejo, pa tudi za ustvarjanje posebnih poročil po določenih organizacijskih enotah. 

Klasifikacija organizacionih jedinica

Tipi skladišč

Do okna - Tipi skladišč, lahko dostopate preko osnovnega menija programa "Osnovni podatki" pot Tabele>Odpri>Organizacijska struktura in kadri>Tipi skladišč.

V tem oknu lahko določite začetne parametre za skupine skladišč. Ta opredelitev velja za komisijsko prodajo, pri čemer so artikli vašega podjetja na zalogi, vendar na komisiji. To okno je še posebej uporabno, če obstaja veliko komisij, saj je omogočeno da se samo enkrat določi, kako se z njimi upravlja. Uporablja se v delu, ki se nanaša na kreiranje partnerjev, kjer ob  kreiranju osnovnih podatkov s klikom na gumb <Skladišče> se odpre okno, v katerem bodo začetni podatki samodejno prepisani, v delu, ki se nanaša na organizacijske enote, pa se zabeleži določeno skladišče. Vse, kar morate storiti, je določiti, kje se bo v organizacijski strukturi pojavilo določeno skladišče, kar je zabeleženo tudi v tem oknu.

Pri določanju strukture skladišča je delo olajšano z uporabo spustnega seznama za izbiro določene možnosti. Pri kreiranju skladišča se določi: pripadnost organizacijski enoti, način vnosa šifre oziroma formata vnosa (odvisno od tega, ali šifra  predstavlja kombinacijo šifre in zaporedne številke ali kombinacijo šifre in šifre partnerja, če gre za komisijo), naziv (vnese se začetni naziv, vendar bo za komisijo priložen naziv partnerja), klasifikacija, cena, po kateri se skladišče vodi, način oblikovanja računovodske cene, način kreiranja nabavne cene. Prav tako določa, ali je dovoljena negativna zaloga v določenem skladišču in kako se bodo opravile nivelacije zalog v skladišču.

Tipovi magacina

Kreiranje skladišč je možna tudi v poglavju organizacijske enote.

 

Organizacijske enote

Do okna - Organizacijske enote, lahko dostopate preko osnovnega menija programa "Osnovni podatki" tako, da odprete Tabele>Odpri>Organizacijska struktura in kadri>Organizacijske enote ali s klikom na ustrezno ikono glavne orodne vrstice.

To okno se uporablja za kreiranje organizacijskih enot podjetja, zato je priporočljivo, da se ta definicija, tako kot vse druge v programu "Osnovni podatki", izpolni pred delom z drugimi programi programskega paketa "Business Art 12".

V prvem delu okna je možno vnesti nove organizacijske enote, izbrisati obstoječe in vstaviti podrejene ravni. Organizacijsko strukturo lahko kadar koli spremenite z vlečenjem in spuščanjem.

Prikaz strukutre preduzeća

Drugi del okna, ki zaseda desni del zaslona, se uporablja za vnos osnovnih podatkov izbrane organizacijske enote znotraj strukture na levi strani okna.

Osnovni podaci organizacione jedinice

Podatki, ki določajo eno organizacijsko enoto so: SM - ko je dodeljeno stroškovno mesto in ko se začne kreiranje dokumentov in ker je vključena v številko dokumenta, jo lahko spremenite, vendar to pomeni tudi spremembo v vseh dokumentih, v katerih je bila šifra uporabljena, če je bila kreirana organizacijska enota, tako da ne bodo več iste številke dokumentov, klasifikacija, telefon, naslov, logotip, fax, kraj, občina, e-naslov, IBAN, oznaka poslovnega prostora - davčne blagajne. Potem morate opredeliti, ali ste organizacijsko enoto opredelili kot skladišče, strukturo skladišča.

1. Tip: maloprodajni, veleprodajni.

2. Cena, po kateri se vodi: NC - nabavna, VPC - veleprodajna, MPC - maloprodajna.

3. Način kreiranja računovodske cene: vnos - to pomeni, da bi bila cena za vsak vnos artikla ročno vnesena v dokumente, kot sta prevzemnica ali vhodna kalkulacija, s tem da program, razen če se skladišče vodi po nabavni ceni se kartice artiklov ne kontrolirajo; povprečje - računovodske cena se kreira tako, da se obračuna količnik trenutnega stanja oziroma vrednosti zaloge artiklov in trenutnega stanja oziroma količine; Zadnji vhod - računovodska cena se kreira tako kot količnik vsote vseh vhodnih vrednosti vhoda do tega trenutka in vsote vseh količin, če skladišče vodi po veleprodajni ceni, program daje možnost vzporednega kreiranja nabavne cene poleg oblikovanja računovodske cene, tako da je mogoče spremljati razliko v ceni, na katero se kasneje izračuna DDV od razlike v ceni.

4. Proizvodna cena gotovih izdelkov - uporabljajo se za skladišča materialov, ki so uporabljeni v proizvodnem procesu: Realna cena po izdajnicah, Planska cena po kalkulaciji, Cena iz delovnega naloga - računa.

5. Način kreiranja nivelacije zalog: proste in vhodne nivelacije; izhodne nivelacije - določa se način kako se bo izvajala nivelacija cen zalog (nalog nivelacije).

6. Partner, če gre za komisijo (skladišče prti partnerju), ki ni sestavni del organizacijske enote podjetja. 

7. Določite, ali se bo v primeru skladišča, ki služi skladiščenju materialov, ki bodo kasneje sodelovali v proizvodnji, cena oddajnice ažurirala, ko bo spremembe vezanih izdajnic.

8. Ali bosta vhod in izhod obdelana pri ažuriranju skladiščnih kartic in ali je dovoljena negativna zaloga. To lahko storite tudi pri določanju vrst skladišč, če mora podjetje določiti veliko število komisij.

Zavihek <<IBAN/Blagajna>> se uporablja za vnos glavnega IBAN in dodatnih IBAN-ov, blagajne z vsemi podatki, ki jih določajo, kot so: številka, določitev, ali gre za glavni IBAN, dodatni IBAN, opis, odprt pri banki in swift. IBAN se dodeli vsaki organizacijski enoti posebej. Seveda je treba za vsak IBAN odpreti določeno vrsto dokumenta v finančnem poslovanju (začetno stanje IBAN, izpisek IBAN) kot tudi za vsako novo odprto blagajno (začetno stanje blagajne, blagajniški prejemek in blagajniški izdatek).

Listić "Žiro račun" u definisanju organizacionih jedinica

Zavihek <<Potrebe>> se nanaša na del programskega paketa, ki se nanaša na proizvodni postopek in se uporablja za kreiranje skladišč materiala, ki so povezani s tem postopkom. Določa se, iz katerega skladišče bodo potrebe za katero skupino artiklov. Prednostna naloga je določena tako, da bo najprej potreben material iz skladišča s prednostjo 1, nato 2 in tako naprej.

Trebovanja

Zavihek <<Plačilna mesta>> se uporablja za davčne blagajne: oznaka elektronske blagajne, vrsta dokumenta, začetno plačilno sredstvo, vrsta davčne blagajne, šifra (ključ, šifra ali šifrant), parametri davčne blagajne (št. izvodov računov, pozicionirati se najprej na: šifro, črtno kodo ali naziv,..), tipkovnica, davčna blagajna gleda skladiščno listo.

Naplatna mesta

 

Vrsta osebja

Do okna - Vrsta osebja, lahko dostopate preko osnovnega menija programa "Osnovni podatki" s pomočjo Tabele>Odpri>Organizacijska struktura in kadri>Vrsta osebja.

Tu je mogoče določiti posebne skupine zaposlenih, če se pojavijo potrebe (na primer mogoče je ločiti strokovne službe od delavcev v proizvodnji itd.). Vse to je mogoče videti kasneje v pregledih zaposlenih v programu "Kadrovska evidenca", ki je sestavni del programskega paketa "BusinessArt 12".

 

Delovna mesta

Do okna - Delovna mesta, lahko dostopate preko osnovnega menija programa "Osnovni podatki" s pomočjo Tabele>Odpri>Organizacijska struktura in kadri>Delovna mesta ali s klikom na ustrezno ikono orodne vrstice.

To poglavje se uporablja za opredelitev delovnih mest, pri katerih so podatki, ki jih je treba vnesti: šifra (prva naslednja), naziv delovnega mesta, strokovna izobrazba, izkušnje potrebne za to delovno mesto, poklicna usposobljenost, saj so ti podatki pomembni pri razpisu za določeno delovno mesto, koeficient zahtevnosti, določen z individualno ali kolektivno pogodbo in sistematizacijom  delovnih mest, informacije o tem, ali obstajajo koeficient beneficije, koeficient za znanstveno delo, koeficient za pogoje dela, obdobje zdravniškega pregleda, predvideno število zaposlenih, vrsta osebja ter šifra poklica.

S klikom na gumb <Pregled>> si lahko ogledate seznam vseh obstoječih delovnih mest, če si pa želite ogledati  obstoječa delovna mesta po določenih merilih jih morate predhodno vnesete v zgornjem delu okna, ki vsebuje filter.  

Radna mesta

 

Kvalifikacije

Do okna - Kvalifikacije, lahko dostopate preko osnovnega menija programa "Osnovni podatki" s pomočjo Tabele>Odpri>Organizacijska struktura in kadri>Kvalifikacije (strokovna izobrazba). Določa: stopnje strokovne izobrazbe, kvalifikacije, stopnje kvalifikacije.

 

Poklici

Do okna - Poklici, lahko dostopate preko osnovnega menija programa "Osnovni podatki" s pomočjo Tabele>Odpri>Organizacijska struktura in kadri>Poklici. Določa nove poklice in njihove šifre ter si lahko ogleda in izbriše obstoječe poklice.

Zanimanja

 

Nazivi

Do okna - Nazivi, lahko dostopate preko osnovnega menija programa "Osnovni podatki" s pomočjo Tabele>Odpri>Organizacijska struktura in kadri>Nazivi.

V njem so navedeni nazivi, ki jih predpišejo državni organi in so pridobljeni z zaposlitvijo na določenem delovnem mestu, ter predvideno število zaposlenih z določenim nazivom. Te informacije so pomembne pri vnosu podatkov, povezanih z zaposlenimi, v okno - Delavci, pa tudi pri pregledih za zaposlene v programih "Kadrovska evidenca" in "Obračun plač".

 

Delavci

Do okna - Delavci, lahko dostopate preko osnovnega menija programa "Osnovni podatki" s pomočjo Tabele>Odpri>Organizacijska struktura in kadri>Delavci ali kliknete ustrezno ikono orodne vrstice.

Na sistematičen način so združeni vsi potrebni podatki v zvezi z osnovnimi podatki o vsakem delavcu, kot so: EMŠO (enotna matična številka občana), priimek, ime, ime staršev itd .; podatki o delovnem mestu, delovni dobi, nekateri dodatni podatki, funkcije, ki jih opravljajo zaposleni, odsotnosti, naslovi, socialna varnost, stanovanjska vprašanja, družinski člani, diplome, zvanja, IBAN, odtegljaji, bonitete, olajšave.

Vsi ti podatki sodelujejo v različnih pregledih, povezanih z zaposlenimi, ki jih je mogoče videti v programu "Kadrovska evidenca", nekateri pa se nanašajo na osebne prejemke zaposlenih in sodelovanje v določeni obdelavi v programu "Obračun plač".

Pregled že vnesenih podatkov o zaposlenih lahko dobite s klikom na gumb <Pregled>, medtem ko predhodne izkušnje in delovno dobo zaposlenega v podjetju ali drugih podjetjih dobite s klikom na gumb <Zgodovina>.

Podatki so razdeljeni na posebne enote.

Zavihek <<Osebna izkaznica>> vsebuje naslednje informacije: EMŠO (enotna matična številka občana), priimek, ime, ime starša, dekliški priimek, državljanstvo, strokovni naziv, MŠD (matična številka delavca), spol zaposlenega (če je spol ženski, tudi dekliški priimek), ali je zaposlen, datum in kraj rojstva, starost, št. osebne izkaznice, datum in kraj izdaje, ali je rezident, verski praznik, fotografijo  in podpis delavca, ki jih je mogoče vstaviti iz datoteke, v katerih so bile shranjene.

Radnici - lična karta

Zavihek <<Delovno mesto>> uporablja se za vnos podatkov o trenutnem delovnem mestu zaposlenega, o organizacijski enoti, kjer se zaposleni nahaja, ali je bil zaposleni zaposlen za določen ali nedoločen čas, datumu zaposlitve, datumu odhoda, če ne dela več pri tem naziv delovnega mesta zaposlenega, obračun plače, v katerega zaposleni pripada, KZ - koeficient zahtevnosti (vrednost urne postavke), ki se uporablja pri izračunavanju plač, status zaposlenega (redno - polni delovni čas, dodatno, prostovoljec - kar je pomembno za kasnejše obračunavanje delovnih izkušenj zaposlenega, povečan obseg dela, itn), vrsta dajatev za redno delo oziroma o dajatvah  in nekaterih drugih informacijah, povezanih s tem delovnim mestom.

Radnik - radno mesto

Zavihek <<DD (delovna doba)>> so združeni podatki, ki se nanašajo na delovno dobo zaposlenega: številka delovne knjižice, kraj izdaje, datum prve zaposlitve, delovni čas (polni delovni čas, omejen delovni čas, omejeno - en delodajalec, nepolno) možnost pregleda pripravništva in izkušenj do določenega datuma, pa tudi možnost izračuna delovne dobe zaposlenega na določen dan.

Radnici - Staž

Zavihek <<Službeno>> vključuje podatke o MŠD (matični številki delavca) v podjetju, ki je prepisano z  zavihka osebne izkaznice, številka dovolilnice z datumom izdaje in datumom veljavnosti, lokacija pisarne, v kateri se zaposleni nahaja, telefonska številka te pisarne, če ima direktno linijo ali številka prodajnega mesta, potem so tu še številka faksa, e-naslov in uporabniško ime, ki se nanašajo na konkretnega zaposlenega in na sindikate, ki jim delavec pripada.

Radnici - Poslovno

Zavihek <<Funkcije>> se uporablja za vnos funkcije (znotraj ali zunaj podjetja), ki jo zaposleni izvaja v določenem obdobju.

Zavihek <<Odsotnost>> se uporablja za beleženje odsotnosti zaposlenih z naslednjimi informacijami: obdobje, vzrok za odsotnost (ti razlogi so opredeljeni v ločenem oknu in jih je mogoče potem izbrati na spustnem seznamu ob vstopu v odsotnost), število delovnih dni, ki vstopajo v to obdobje (to se samodejno izračuna na podlagi določenega koledarja za tekoče leto), če gre za letni dopust, leto na katero se letni dopust nanaša, ali je prišlo do prenehanja delovnega razmerja, ali  delovna doba miruje in določene opombe, ki lahko natančneje določijo odsotnost.

Radnici - Izostanci

Zavihek <<Privatno>> vključuje podatke: ulica in številka, kraj bivanja, občina, podružnica, ki se uporablja za plačilo dajatev, krajevna skupnost, telefon, faks, e-naslov, mobitel, davčna številka, opombe v zvezi z naslovom.

Radnici - Adresa

Zavihek  <<Socialno>> združuje podatke, ki se nanašajo na socialno (dobro/slabo) in zdravstveno stanje (dobro/slabo), invalidnost (delovno sposoben, invalid I., II. ali III. kategorije, %), preko kvote, številko kartice ZZZS, datum izdaje, datum veljavnosti ter zakonskem stanu.

Radnici - Socijalno

Zavihek <<Stanovanjske razmere>> vključuje podatke o tem, ali je bilo stanovanjsko vprašanje rešeno, način reševanja stanovanjskega vprašanja, stanovanjski objekt v lasti zaposlenega, kvadraturi stanovanjskega objekta, relacija prevoza na delo.

Zavihek <<Družina>> vsebuje vse podatke o družinskih članih in njihovih zdravstvenih kartotekah, če se izvaja prek zaposlenega.

Zavihek <<Diplome/Znanja>> vsebuje vse podatke o datumu diplomiranja, izobrazbenem profilu, oceni uspešnosti in nazivu diplomske naloge zaposlenega, znanja in veščine, opredeljena z nivoji, znanje tujih jezikov opredeljena z nivoji.

Zavihek <<IBAN>> omogoča, da se za vsakega zaposlenega določi struktura osebnih dohodkov, to je, da se določijo banke in reference, na katere bo zaposlenemu izplačan osebni dohodek, in odstotek razdelitve istega. 

Radnici - Obustave

Zavihek <<Odtegljaji>> vsebuje evidenco odtegljajev kot tudi njihovo obdobje veljavnosti.

Zavihek << Bonitete/Olajšave>> se uporablja za evidenco bonitet in olajšav, dodeljenih določenemu delavcu.

 

Komercialisti

Pod izrazom komercialisti v tem programu se na enem mestu zbirajo vsi tisti, ki prodajo za vaše podjetje (prodajalci, prodajni referenti, trgovci, distributerji, zastopniki ipd.) in za katere želite imeti evidenco realizirane  prodaje in da prejmete poročila, ki vam omogočajo, da jih na podlagi ostvarjenih rezultatov nagrajujete (provizija), če imate izdelan tak sistem. Ta izraz omogoča, da  prodajni  dokumenti jasno opredelijo, kdo je  opravil prodajo, ne glede na to, v katero kategorijo spada. Ta zapis ni obvezen, se pravi, da na prodajnih  dokumentih komercialista ni potrebno navajati.

Komercialisti je določen s šifro (neobvezno) in imenom (obvezno). Obstajajo trije značilni primeri, od katerih je odvisen vnos komercialista:

1. Komercialist  je eden od vaših zaposlenih delavcev - v stolpcu «Delavec» izberete delavca, s čim se samodejno izpolni stolpec «Šifra» z MŠD (matično številko delavca) in imenom in priimkom komercialista. Po tem je bila sprememba MŠD (matične številke delavca) v podjetju, ki je prepisano z  zavihka osebne izkaznice, številka dovolilnice z datumom izdaje in datumom veljavnosti, lokacija pisarne, v kateri se zaposleni nahaja, telefonska števil in imena in priimka komercialista onemogočena.

2. Komercialist je tudi vaš partner - v stolpcu «Partner» izberete partnerja, ki samodejno izpolni MŠD (matično številko delavca) ter ime in priimek komercialista s šifro in nazivom partnerja. Po tem je bila sprememba kode in imena  komercialista onemogočena.

3. Komercialist je zunanji sodelavec, torej nekdo, ki ni ne delavec ne partner - stolpci za šifro in ime se prosto izpolnijo, stolpci «Delavec» in «Partner» pa ostanejo prazni.

Čeprav imate v podatkovni bazi delavce, partnerje in neki komercialist sodi v eno od teh dveh kategorij, ga lahko, če želite, definirate kot "navaden" komercialist, ne da bi ga zavezal za delavca ali partnerja. Te povezave so pomembne zaradi sposobnosti pridobivanja posebnih poročil, zlasti za delavce, zaradi sposobnosti povezave s programom za "Obračun plače" na podlagi rezultatov komercialista, ki jih je realiziral v prodaji. Odločite se, ali vam je to pomembno ali ne.

Povezava partnerja s komercialisti

V spodnjem desnem delu tega okna "Kontaktira  s partnerji" lahko za komercialista, ki je označen v zgornjem delu, lahko naštejete vse partnerje (kupce), s katerimi komunicira. Ta možnost se uporablja, če je v vašem prodajnem sistemu narejena stroga delitev, tako da ima vsak komercialist svojo skupino kupcev, s katerimi sodeluje. Razdelitev v programu ni tako natančno določena in ne nalaga preveč delovnih omejitev, zato lahko istega partnerja dodelite večim komercialistom. Te povezave so preverjene v vnosu prodajnega dokumenta, tako da se samodejno izpolni tudi komercialist, ki sodeluje s tem partnerjm (kupcem).

Ta povezava je vidna, partner pa jo lahko določi tudi v oknu Partnerji v zavihku <Komercialist>.

Pripadnost komercialista skupini

V spodnjem levem kotu zaslona "Pripada skupini" je omogočeno, da dodelite komercialista določeni skupini od določenega datuma. To je tudi neobvezna evidenca. En komercialist lahko v nekem obdobju (od določenega datuma) spada v eno skupino in si potem z dobrim (ali slabim) poslovanje zasluži, da se od določenega dne premaknite v drugo skupino. Kronološki zapisi o pripadnosti skupini so na voljo tako, da je za določena obdobja mogoče dobiti pravilna poročila, ki temeljijo na obdobju, v katerem je zastopnik pripadal kateri skupini in katere prodajne dokumente je obdelal v tistem obdobju.

Skupine komercialistov določite v  oknu - Skupine komercialistov.

 

Datum zadnje revizije navodil 01.05.2020

 


Splošni podatki

Področja 

Do okna - Področja lahko dostopate preko osnovnega menija programa "Osnovni podatki", s pomočjo Tabele> Odpri>Področja ali s klikom na ustrezno ikono orodne vrstice.

Područja

Ta del je pomemben pri vnosu partnerjev, za pravilno izdajanje računov, morebitno spremljanje finančnih transakcij po področjih, pa tudi za izračun DDV, ki je vezan s področjem.

V tej tabeli so bile začetno izpolnjene vrednosti v skladu s pravnimi predpisi podatkovne baze, ki jo je namestil uporabnik. V tem oddelku je mogoče poleg pregleda opredeliti nova področja, pa tudi vrste področij: unija, država, republika, občina, kraj ipd.. Prav tako je mogoče definirati koledar, ki se uporablja v določeni državi, z delavniki in prazniki skozi vse leto.

 

Partnerji

Do okna - Partnerji, lahko dostopate preko osnovnega menija programa "Osnovni podatki" s pomočjo Tabele>Odpri>Partnerji ali s klikom na ustrezno ikono orodne vrstice.

To je edinstvena evidenca vseh poslovnih partnerjev. Lahko se uporablja tudi kot navadni imenik ali adresar, vendar je njegov osnovni namen na enem mestu evidentirati vse pravne in fizične osebe, s katerimi podjetje opravlja kakršno koli poslovno dejavnost (menjava blaga, storitev ali denarja). V programskem paketu "Business Art  12" se partnerji včasih imenujemo zunanji partnerji, za razliko od notranjih partnerjev, ki predstavljajo organizacijske enote samega podjetja.

Komitenti

V evidencah partnerjev so običajno kupci, dobavitelji in banke. Ampak med partnerje pa se lahko štejejo tudi državne institucije, katerim se plačujejo davki in prispevki (Uprava RS za javna plačila ipd.), fizične osebe, s katerimi se opravljajo določene denarne transakcije, pa tudi delavce, zaposlene v podjetju in druge fizične osebe, ki opravljajo posle za podjetje, na podlagi delovnega razmerja (pogodbe o delu). Evidenca partnerjev se uporablja tudi za druge pravne in fizične osebe, s katerimi podjetje ne opravlja poslovnih dejavnosti. Včasih želite samo evidentirati telefonske številke in naslove. Včasih je potrebno za določen izdelek pri prodaji natisniti podatke o proizvajalcu (ne dobavitelju), s katerim nimate nobenih stikov, v tem primeru pa potrebujete njegove podatke. V to evidenco se vpišejo vse take informacije.

Vnos podatkov je organiziran v več zavihkov, ki predstavljajo logične celote:

- Zavihek <<Osnovno>>:

Komitenti - Osnovno

1. Šifra - neobvezna, vendar mora biti edinstvena, če je vnesena.

2. Uradni naziv - dolgi naziv partnerja (do 100 znakov), ki bo natisnjeno na dokumentih (računi, dobavnice, ipd.).

3. Interni naziv - skrajšan naziv partnerja (do 40 znakov), ki se uporablja interno v vseh programih tega programskega paketa "BusinessArt 12" pri izbiri partnerja in v filtrih. Biti mora edinstven za vsakega partnerja.

Interni in uradni naziv včasih vodijo v zmedo, zato lahko bolje razjasnimo:

Zgodi se, da imata dve organizaciji popolnoma isti naziv (dve podjetji v različnih dejavnostih v istem kraju ali dve podjetji z isto dejavnostjo v različnih mestih). Vzemimo za primer, da v Ljubljani in Mariboru obstajajo gostinska podjetja - Panorama in da je dolgi naziv njihovih podjetij  - Gostinsko podjetje Panorama d.o.o.. Za oba podjetja je treba vnesti isti dolgi naziv. Toda interni naziv mora biti drugačen, tako bo na primer Panorama - Ljubljana in Panorama - Maribor.

4. Kraj, poštna številka in država - kraj  in država sta izbrana s spustnega seznama področij.

5. Fax

6. E-naslov - iz vnesenega e-naslova lahko samodejno pošiljate ponudbe, račune in IOP. Za uporabo te funkcije morate imeti v računalniku nameščen program za e-pošto in dostop do interneta. Ko pošljete pošto iz "Business Art 12", e-poštni program še naprej poskrbi za to sporočilo.

7. IBAN - ena najpomembnejših informacij o partnerju, saj je v nekaterih dokumentih (na primer v financah) mogoče je partnerja iskati po IBAN-u. IBAN, ki je vpisan, mora biti edinstven za vsakega o partnerja. En partner ima lahko tudi več IBAN-ov, ki jih nato vpiše na zavihku <IBAN>. V tem primeru mora biti en od njih določen za glavni ('odkljukate' polje - «Glavni»), kar pomeni, da bo IBAN prikazan v dokumentih in izpisih za tega partnerja (tisti, ki vsebujejo ta podatek).

8. Pravna/fizična oseba - podatki, ki se uporabljajo samo za filtriranje določenih poročil

9. Povezanost (interni/drugi) - interni so partnerji, ki zastopajo povezane pravne osebe. Na primer če je vaše podjetje del holdinga, so ostali člani holdinške družbe povezane pravne osebe. In te informacije so samo za filtriranje določenih izpisov - poročil.

10. Proizvajalec - za evidenco artiklov je omogočen vnos proizvajalca za vsak artikel. Za dodelitev artikla posameznem proizvajalcu je potrebno podatke o proizvajalcu vnesti v evidenco partnerjev in to polje 'odkljukati'. Samo partnerji, ki so označeni kot proizvajalci, se lahko povežejo z artikli.

11. Skupni partner za FO (fizične osebe) - v nekaterih programih "BusinessArt 12" je omogočena samodejna izdelava računov na podlagi drugih dokumentov. Na primer iz evidenc naročilnic kupcev v programu - Proizvodnja se lahko kreirajo računi na vsako posamezno naročilnico kupca ali skupno za izbrane naročilnice kupcev. Če so naročilnico kupca vložile fizične osebe, je za vse mogoče kreirati kot enoten skupni račun. Ta račun se bo glasil na enega partnerja, ki se uporablja kot "skupni partner za FO", toda če bo program kreiral račun, da "ve", katerega partnerja mora vnesti račun, mora to  polje 'odkljukati'. 

12. Sedež - vsako podjetje ima neko organizacijsko strukturo, tj. razdeljena je na več organizacijskih enot. "BusinessArt 12" vam omogoča, da vaše podjetje oblikuje hierarhično organizacijsko strukturo s poljubnim številom podrejenih stopenj. Razmerje do partnerjem je drugačno. Če želite evidentirati posamezne organizacijske enote partnerja, vsako od njih vnesite kot posebnega partnerja. Vendar pa bo eden izmed njih tki glavni, oziroma - sedež, nanj pa bodo pripeti vsi drugi. Na vsaki od podrejenih organizacijskih enot tega partnerja morate v polje - «sedež» vnesti naziv sedeža. Vnos sedeža opravite  s pritiskom gumba +, ki vam odpre okno za izbiro partnerja, ki predstavlja - sedež. Sedež lahko izbrišete s s pritiskom gumba -.

13. Gumb <Skladišče> se uporablja, kadar vaše podjetje daje blago nekomu na komisijsko prodajo. To blago je še vedno vaše in o njem morate voditi blagovno evidenco. V tem primeru se za tega partnerja (kupca) oblikuje posebno skladišče in blago se prenese iz enega od vaših v to skladišče, kjer se vodijo evidence, dokler se blago ne proda ali vrne.

Oblikovanje takšnega skladišča se lahko izvede v oknu za organizacijske enote, ko pa pogosto pridejo novi partnerji, katerim dajete blago za komisijsko prodajo, je odpiranje novih skladišč lahko dolgočasno delo, zato ta gumb olajša delo.

- zavihek <<Ostalo>>:

Komitenti - Ostalo

1. Matična številka/EMŠO - vnesite matično številko ali EMŠO (enotno matično številko občana), če gre za fizično osebo.

2. Številka registrskega vloška na sodišču.

3. DŠ - za davčno številko.

4. IŠ-DDV - identifikacijska številka za DDV.

5. EŠPU - edinstvena številka proračunskega uporabnika (pravne osebe, ki se financirajo iz proračuna)

6. Vrsta cenika kupca - kakšen cenik velja za tega partnerja (kupca/dobavitelja).

7. Opomba - opomba za partnerja.

8. Dejavnost - šifra in naziv dejavnosti.

9. GLN - globalna lokacijska številka

Potem je mogoče označiti, ali je partnerja začetni partner (kupec ali dobavitelj), izpolniti ustrezne plačilne pogoje, ki jih odobrite ter nekaj dodatnih manjših informacij.

- Zavihek <<KO (kontaktne osebe)>>:

Na tem zavihku so navedene kontaktne osebe za tega pratnerja (z možnostjo vnašanja funkcije, ki jo opravlja v podjetju, ipd.)

Na voljo so tudi zavihki za vnos dodatnih podatkov: prosti stolpci, kontakti, IBAN-i, komercialisti, ki delajo s partnerjem, upoštevanje določene skupin in podobno.

Podatke o partnerju lahko naložite s spletnega mesta FURS s klikom na gumb <Prenesi partnerja>:

FURS - prenesi partnerja

 

Analitike

Do okna - Analitike, lahko dostopate preko osnovnega menija programa "Osnovni podatki" s pomočjo Tabele>Odpri>Analitike ali s klikom na ustrezno ikono orodne vrstice.

Analitike predstavljajo atribute, ki so vezani na določen konto glavne knjige, ki bodo kasneje prejeli različne poglede. Program ponuja možnost definiranja analitike za: komercialiste, gradbene objekte, partnerje, organizacijske enote, osnovna sredstva, področja, delavce, sistem izdelkov, lokacijo podjetja in proizvodni stroški. Odvisno od  potreb in  organiziranosti vsakega podjetja je mogoče določiti druge analitike. Analitike se uporabljajo pri pripravi računov, če so potrebne dodatne evidence stroškov in prihodkov, potem pri financah pri vnašanju izpiska IBAN in pri kreiranju blagajniških prejemkov in izdatkov ter v računovodstvu za knjiženje.

Analitike na sivi podlagi  ne morete spremeniti, ker so vnesene v posebnih oknih za njihovo definiranje.

Analitike

 

Datum zadnje revizije navodil 01.05.2020


Finance

Valute

Do okna - Valute, lahko dostopate preko osnovnega menija programa "Osnovni podatki" s pomočjo Tabele>Odpri>Finance> Valute ali s klikom na ustrezno ikono orodne vrstice.

Valute

Okno - Valute je edinstven zapis vseh svetovnih valut. Vsebuje vse valute, ki jih je registrirala Banka Slovenije. Valute se uporabljajo pri kreiranju tečajnih list in pri vnosu dokumentov. Ena valuta je označena kot glavna in predstavlja računovodsko valuto te podatkovne baze. Za našo zakonodajo je to EUR.

Opis posameznih podatkov:

1. Država - država, iz katere valuta izvira.

2. Oznaka - oznaka valute, ki jo uporablja podjetje.

3. ISO koda - ISO koda valute v skladu s standardom ISO.

4. Bančna oznaka - šifra valute Banke Slovenije.

5. EM - enota mer, s katero se bo upravljala valuta.

6. Format izpisa - oblika za tiskanje dane valute v različnih poročilih (število decimalnih mest, uporaba vejic, ločevanje v tri skupine številk ipd.).

7. Naziv  - naziv valute, ki jo podjetje uporablja.

8. Uradni naziv - naziv valute Banke Slovenije.

9. Rod samostalnika - uporabljate pri ustvarjanju različnih poročil. Lahko imajo vrednosti moškega ali ženskega spola.

10. En, dva, pet - zaradi poročil, vpišete ustrezno številko primera.

11. Glavna - če je to polje odkljukano, postane ta valuta glavna računovodska valuta.

12. Denominacija - sestoji iz polja z datumom, ko je denominacija nastala, in zneska nove vrednosti valute.

13. Države - države, v katerih je ta valuta veljavna.

 

Plačilna sredstva

Do okna - Plačilna sredstva, lahko dostopate preko osnovnega menija programa "Osnovni podatki" s pomočjo Tabele>Odpri>Finance>Plačilna sredstva ali s klikom na ustrezno ikono orodne vrstice.

To okno se uporablja za vnos vrst plačilnih sredstev (njihove šifre, naziva in finančne institucije, ki lahko izda določena plačilna sredstva, načini vnosa), ki opredeljujejo način kontiranja določenega plačilnega sredstva. Potreba po dodatnem kontiranju določenih plačilnih sredstev se pojavi v podjetjih, ki želijo evidenco in knjiženje posamezno po plačilnih sredstvih in pri katerih imajo plačila dnevnih izkupičkov. Za vsako plačilno sredstvo se vnesejo naslednji podatki: valuta, v kateri se želi prikazati, konto blagajne, ki se nanaša na zbirni konto za to plačilno sredstvo, analitika blagajne, konto prihodka, ki se nanašajo na račun, na katerega se izvede plačilo dnevnega izkupička, analitika prihodkov, prehodni konto, ki je račun, ki vsebuje zneske plačilnih sredstev do realizacije njihovega prenosa na IBAN, prehodna analitika. Vnos podatkov je olajšan z uporabo spustnih seznamov, ki ponuja izbiro finančnih institucij, vrste analitike glede na to, ali je obvezna ipd.

 

Koda namena

Do okna - Finance, lahko dostopate preko osnovnega menija programa "Osnovni podatki" s pomočjo Tabele>Odpri>Finance>Koda namena ali s klikom na ustrezno ikono orodne vrstice.

To okno se uporablja za ogled specifikacije plačilnih sredstev po šifrah, ki jih je predpisal zakonodajalec, in nazivom transakcije. Ti nameni transakcij se uporabljajo v programu "Finance" in "Računovodstvo".

 

Kontni načrt

Do okna - Kontni načrt, lahko dostopate preko osnovnega menija programa "Osnovni podatki" s pomočjo Tabele>Odpri>Finance>Kontni načrt ali s klikom na ustrezno ikono orodne vrstice.

Kontni plan

Kontni načrt se vnese, preden se ustvari in uporablja Glavna knjiga. V kontni načrt si zapišejo konta, knjižna in neknjižna (razredi, skupine, sintetika). Izbira dolžine analitičnih kontov se lahko giblje od 4 do 16 mest. Priporočljivo je, da so enake dolžine.

Vpišejo se naslednji podatki: konto - šifra konta, naziv konta, odkljuka se ali je knjižni konto, po želji vnesen v analitiko ali atribut, za katerega je treba povezati določen konto, valuta povezave (če želite vzporedno voditi konte v eni od svetovnih valut).

S klikom na gumb <Analitika> se odpre okno Analitika za konto:... , v katerem lahko vnesete analitiko - atribute, s katerimi boste pridobili poročila za določen konto. Če 'odkljukate' polje - «SK», se bodo odprte postavke za določeno analitiko preneslo v naslednje poslovno leto, sicer se prenese samo stanje. Če 'odkljukate' polje - «K», se uporablja, če obstaja več analitik in služi za določanje prednosti pri določeni analitiki pri tiskanju analitičnih kartic. Določiti je mogoče vrstni red za vnos analitike in začetno vrednost, ki bo pri knjiženju izpolnjena z določeno vrsto analitike.

 

Amortizacijske skupine 

Do okna - Amortizacijske skupine, lahko dostopate preko osnovnega menija programa "Osnovni podatki", kot sledi Tabele> Odpri> Finance>Amortizacijske skupine ali s klikom na ustrezno ikono orodne vrstice.

Amortizacijske skupine so določene z zakonom in se uporabljajo pri delu s programom "Osnovna sredstva".

Amortizacione grupe

 

Koeficijenti revalorizacije

Do okna - Koeficijenti revalorizacije, lahko dostopate preko osnovnega menija programa "Osnovni podatki" s pomočjo Tabele>Odpri>Finance>Koeficijenti revalorizacije ali s klikom na ustrezno ikono orodne vrstice.

Vanj so vpisani zakonsko predpisani koeficienti revalorizacije, ki se uporabljajo pri delu s programom "Osnovna sredstva", kot tudi njihove spremembe, koeficiente revalorizacije za dano osnovno sredstvo in za določen datum se lahko izračunajo.

 

Obrestne mere

Do okna - Obrestne mere, lahko dostopate preko osnovnega menija programa "Osnovni podatki" s pomočjo Tabele>Odpri>Finance>Obrestne mere ali s klikom na ustrezno ikono orodne vrstice.

Vključuje: vrsto obrestne mere (šifra, naziv, vrsta - sestavljeni obrestni račun, obrestni račun, indeks), pa tudi datum njihove spremembe s odstotkom in navedbo, ali gre za dnevno, mesečno ali letno obrestno mero. Ti podatki se uporabljajo za obračun zamudnih obresti na odprte obveznosti in terjatve v programu "Finance".

Kalkulator obrestnih mer je mogoče uporabiti tudi za izračun obrestne mere, če je prekoračen datum zapadlosti določene obveznosti podjetja do svojih partnerjev ali partnerjev do podjetja.

Kamatne stope

 

Dajatve

Do okna - Dajatve, lahko dostopate preko osnovnega menija programa "Osnovni podatki" s pomočjo Tabele>Odpri>Finance>Dajatve ali s klikom na ustrezno ikono orodne vrstice.

V to okno vnesite stopnje dajatev s svojimi šiframi, nazivom in področjem poslovanja, za katero se uporabljajo, spremembe stopenj z datumom in področjem veljavnosti, stopnjami in načinom obračuna (naziv dajatve, odstotek, polja za odkljukanje P - se nanaša na to, ali se ta davek plača ali bo samo prikazan le v dokumentu, na katerega se nanaša, in PD - ki se nanaša na to, ali gre za davčni prenos, na kateri  IBAN se plačuje in pri kateri instituciji, kaj je osnova, kdo plačuje, in odstotek oprostitve DDV za artikle, ki jih je država predpisala, da so delno oproščene).

Tu vneseni podatki se uporabljajo v različnih delih programskega paketa "Business Art 12", torej sodelujejo pri kreiranju različnih dokumentov in poročil v programih: "Finance", "Blago in storitve" ter "Obračun plač". V vsakem programu je mogoče določiti in spremeniti tistih dajatev, ki spadajo na področje poslovanja, ki mu je program namenjen.

Stope dažbina

S klikom gumba <Dajatve> se odpre okno- Dajatve, ki se uporablja za vnos dajatev s polji: šifra, naziv, vrsta dajatve, osnova, na kateri se obračuna dajatev, ki je določena pri določanju vrst dajatev. Po občini je tudi polje za odkljukanje, ki ga je treba preveriti, če davek velja za določeno občino. Oznake za obrazce REK-1, skupni in analitični ter 'odkljukanje' dajatev, ki jih delavec sam izbere.

Dažbine

 

Davčno obdobje

Do okna - Davčno obdobje, lahko dostopate preko osnovnega menija programa "Osnovni podatki" s pomočjo Tabele>Odpri>Finance>Davčno obdobje ali s klikom na ustrezno ikono orodne vrstice.

Tu vneseni podatki se uporabljajo v različnih delih programskega paketa "Business Art 12". Sodelujejo pri kreiranju dokumentov in poročil v oknih:

finančne evidence in obrazci DDV v programu "Finance" in pri vnosu prodajnih dokumentov v ustrezna okna programa "Blago in storitve".

Davčno obdobje je določeno z datumom začetka in konca obdobja, sorazmerni odbitek ter zneskom odbitka DDV prenesenega iz preteklega obdobja. Zaradi zaščite davčnega obdobja pred spremembami (po oddaji Obrazca DDV-O na eDavke) lahko zaprete davčno obdobje, ki prepoveduje spremembe dokumentov, povezanih s tem davčnim obdobjem.

Možno je samodejno kreirati vsa davčna obdobja za tekoče leto, odvisno od tega, ali ste mesečni ali tromesečni davčni zavezanec.

Poreski periodi

 

Carinske tarife

Do okna - Carinske tarife, lahko dostopate preko osnovnega menija programa "Osnovni podatki" s pomočjo Tabele>Odpri> Finance>Carinske tarife ali s klikom na ustrezno ikono orodne vrstice.

Vnesite tarifno številko, tarifno oznako, nazivi v carinski nomenklaturi, za katero je vpisana carinska tarifa, vrsto uvoza, vrsto izvoza, EM (enoto mere) in veljavna stopnja.

Obstaja filter, s katerim je mogoče z vnašanjem različnih kriteriji iskanja (po tarifni številki, tarifni oznaki, datumu ali nazivi v carinski nomenklaturi) pridobiti izbrane podatke po določenem filtru.

Podatke, ki jih vnesete tukaj, uporabljajo podjetja, ki uvažajo in izvažajo nekatere vrste blaga, in se uporabljajo v programu "Blago in storitve".

Carinske tarife

 

Vrste odvisnih stroškov

Do okna - Vrste odvisnih stroškov, lahko dostopate preko osnovnega menija programa "Osnovni podatki" s pomočjo Tabele>Odpri>Finance>Vrste odvisnih stroškov ali s klikom na ustrezno ikono orodne vrstice.

To okno se uporablja za vnos odvisnih stroškov, ki se kasneje obračunajo glede na nabavno ceno in nato dodajo nabavni ceni, ko izračunajo vhodne kalkulacije z odvisnimi stroški nabave blaga.

Določiti je mogoče tudi način knjiženja odvisnih stroškov, pri čemer navedite: vrsto dokumenta, konto, opredelitev, ali je ta konto obveznosti ali terjatev, analitiko, če želite prikazati te stroške v nekaterih pregledih, protikonta in njihove analitike.

Vrste zavisnih troškova

 

Ceniki

Do okna - Ceniki, lahko dostopate preko osnovnega menija programa "Osnovni podatki" s pomočjo Tabele>Odpri> Finance>Ceniki ali s klikom na ustrezno ikono orodne vrstice.

V zgornjem delu okna je filter za določanje iskalnih meril (po organizacijskih enotah, za določeno obdobje, po določeni valuti, po vrsti pogleda, odvisno od tega, ali želite videti cene ali njihove popravke, po skupinah artiklov, vnesite - odvisno od tega želijo videti cenike dobaviteljev, cenike po skupinah izdelkov ipd.). Treba je razlikovati med ceniki kupcem in ceniki dobaviteljev. Ceniki kupcemi predstavljajo cenike podjetij glede na kupce, ceniki dobaviteljev pa cenike dobaviteljev in jih je mogoče povezati z vhodnimi kalkulacijami. V tem delu mogoče je s klikom na gumb <Pregled> dobiti pregled vseh cenikov ali tistih, za katere smo opredelila ustrezna merila.

S klikom na gumb <Ustvari> dobite enak cenik kot tisti, ki smo ga ravnokar izbrali v pogledu cenika, tako da ga lahko spremenite na poljuben datum.

S klikom na gumb <Iz datoteke> je mogoče uvoziti cenike v podatkovno bazo iz besedilne datoteke z natančno definiran format.

Cenovnici

S klikom na gumb <Tipi> lahko vidite vse tipe cenikov, ki ste jih določili, ali določite nove tipe (če želite voditi cenike po dobaviteljih, po vrstah artiklov ipd.).

Tipovi cenovnika

Polje glavna valuta - obvezno, če je za določen artikel v enem ceniku v eni valuti in mora podjetje izdelati dokumente v različnih valutah, tako da določitev te glavne valute pretvori v to valuto vseh zneskov, vnesenih v drugi valuti. Po drugi strani pa je mogoče že ob samem vnosu cenika določiti več cenikov za iste artikle, vendar s cenami v različnih valutah, tako da lahko pri vnosu prostavk določenega dokumenta ceno določenega artikla povežete na ceno iz želenega cenika.

V polje tečaj - vnesite tečaj, po katerem se bo cena iz cenika pretvorila v ceno v določenem dokumentu, v katerega je vnešen določen artikel, seveda če gre za različne valute.

Polje GV (glavna valuta) - se uporablja za potrditev možnosti, ki določa, da se bo vedno uporabljala glavna valuta.

Polje izpolniti ceno - pri ažuriranju cenika iz kalkulacij cen služi za določitev, iz katerega polja se bo izvlekla cena, oziroma ali se bo izvlekla nabavna cena, cena brez DDV, cena z DDV ipd.

Polje cenik komponent - služi za označevanje (če obstaja sestavnica za določen izdelek), da bodo cene teh izdelkov izvlečene iz cenika komponent in dodeljene izdelku, za katerega ste kreirali sestavnico.

Polje skupina artiklov/storitev - uporablja se za povezavo določene skupine artiklov ali storitev z dano vrsto cenika.

Pri kreiranju vrst cenikov je včasih treba oblikovati ceno ustreznega artikla na podlagi cen, ki so oblikovane za dodatne zahteve v zvezi z določenim artiklom. Pri kreiranju spremembe cene se vpiše naslednje: opis spremembe, EM (enota mere), osnova spremembe in vrstni red, po katerem se bo sprememba upoštevala pri izračunu skupne cene artikla.

 

Tečajne liste

Do okna - Tečajne liste, lahko dostopate preko osnovnega menija programa "Osnovni podatki" s pomočjo Tabele>Odpri>Finance>Tečajne liste ali s klikom na ustrezno ikono orodne vrstice.

Tečajne liste se uporabljajo za delo s ceniki, računi, ki se nanašajo na tečajne liste določenega datuma, oziroma terjatve in obveznosti do partnerjev, pa tudi za različne preglede v drugih programih programskega paketa "Business Art 12". Vpišejo se naslednje informacije, ki določajo tečajno listo: naziv  države, valuta, bankovna oznaka in za koliko valutnih enot velja, uradni, srednji, nakupni, denominirani tečaj; tečaj določenih poslovnih bank, stimulacija za odkup in datum, za katerega se vnese tečajna lista.

Kursna lista

S klikom na gumb <Preberi tečajno listo> se prikaže obstoječa tečajna lista, s klikom na gumb <Preračunana tečajna lista> dobite tečajno listo določenega dne za določeno valuto. Pri pretvorbi iz nominalne valute v knjigovodsko (glavno) valuto se opravi po uradnem srednjem tečaju, drugi tečaji pa se uporabljajo za določene posebne preglede, s klikom na gumb <Ustvari tečajno listo> program poda tabelarni prikaz vseh valut z možnostjo določitve nove tečajne liste.

Tečajno listo lahko preneste tudi s spletne strani Banke Slovenije. S spletne strani Banke Slovenija prenesite datoteko XML (dtecbs.xml) s tečajno listo na izbrani datum in nato datoteko naložiti v oknu - tečajne liste s klikom na gumb <Ustvari tečajno listo> odprete okno - Kreiraj tečajne liste, izberete format Banka Slovenije XML ter izberete  za izbrani datum dtecbs.xml.

Kursna lista NBS

 

Datum zadnje revizije navodil 01.06.2020


Artikli in storitve

Enota mere

Do okna - Enote mer, lahko dostopate preko osnovnega menija programa "Osnovni podatki" s pomočjo Tabele>Odpri> Artikli in storitve>Enote mer ali s klikom na ustrezno ikono orodne vrstice.

V tem oknu lahko naštejete vse definirane enote mer, po potrebi pa lahko določite tudi svoje (na primer blago prodajate v določenih paketih, ki jih želite poimenovati sami). Določen je odnos vsake enoto mere do osnovne enote mer in njihov izračun se lahko izvede.

Jedinice mera

 

Dodatne lastnosti artiklov

Do okna - Dodatne lastnosti artiklov, lahko dostopate preko osnovnega menija programa "Osnovni podatki" s pomočjo Tabele>Odpri>Artikli in storitve>Dodatne lastnosti artiklov ali s klikom na ustrezno ikono orodne vrstice.

Uporablja se za določitev dodatnih lastnosti artiklov, če  želite zabeležiti dodatne evidence količin izdelka ali če je treba za te dodatne lastnosti pregledati skladiščne kartice. Te dodatne lastnosti  nimajo vpliva na računovodstvo.

Vnese se: naziv in vrsta dodatne lastnosti ter vrednost lastnosti.

Primer:

Če podjetje prodaja oblačila za spremljanje stanja, so lahko pomembne dodatne lastnosti, kot so barva, velikost, serija ipd.

Dodatne vrednosti artikala

 

Barve

Do okna - Barve, lahko dostopate preko osnovnega menija programa "Osnovni podatki" s pomočjo Tabele>Odpri>Artikli in storitve>Barve ali s klikom na ustrezno ikono orodne vrstice. V oknu se definirajo barve, ki jih je treba uporabiti pri določanju poznejših dodatnih lastnosti  artiklov po katerih je možno vodenje skladiščnih kartic artiklov. Te barve lahko tudi posebej poudarjajo različne vrste obračuna v programu "Obračun plač".

 

Faze proizvodnje

Do okna -  Faze proizvodnje, lahko dostopate preko osnovnega menija programa "Osnovni podatki" s pomočjo Tabele>Odpri>Artikli in storitve>Faze proizvodnje ali s klikom na ustrezno ikono orodne vrstice. To okno definira faze proizvodnje, ki bodo uporabljene pri proizvodnji gotovih izdelkov in polizdelkov v programu "Proizvodnja".

 

Artikli

Do okna -  Artikli, lahko dostopate preko osnovnega menija programa "Osnovni podatki" s pomočjo Tabele>Odpri>Artikli in storitve>Artikli ali s klikom na ustrezno ikono orodne vrstice.

Okno je razdeljeno na več delov.

V prvem delu okna je filter za že vnesene podatke po določenih merilih, kot so: šifra, naziv, skupina, črtna koda, proizvajalec, vzporedna šifra, naziv v davčni blagajni in sistem izdelkov. Obstaja tudi polje, ki če se 'odkljuka' prikaže artikle, ki niso bili nikjer uporabljeni (določa merila za prikaz tistih elementov, ki niso bili uporabljeni in jih je mogoče izbrisati iz podatkovne baze). Možnost «Imajo sestavnico» nastavi merilo za prikazovanje samo izdelkov, ki imajo sestavnico, možnost «Prikaz sestavnice» pa odpre seznam na desni strani okna, na katerem je prikazan sestavnice za izbrani izdelek.

V drugem delu okna  so gumbi, ki odpirajo posebna okna za določitev dodatnih parametrov. Gumb <Pregled> našteje vse elemente, ki izpolnjujejo kriterije, izbrane v filtru.

V tretjem delu okna je seznam naštetih artiklov, v spodnjem, zadnjem delu pa so zavihki za vnos in urejanje posameznih podatkov enega artikla.

Artikli 1

Zavihek <<Artikel>>

To je zavihek z osnovnimi podatki, ki vključujejo:

1. Šifra artikla - ki ni obvezna informacija, vendar mora biti, če je vnesena, edinstvena.

2. Naziv artikla - obvezen in edinstven.

3. Naziv artikla v davčni blagajni - naziv, s katerim bo artikel vpisan v davčno blagajno.

4. Enota mere - obvezen podatek

5. Črtna koda - neobvezen podatak, ali edinstven.

6. Skupina artiklov  - skupina kateri artikel pripada.

7. Specifična težina.

8. Osnovni artikel  - za dodatno združevanje določenog števila artiklov.

9. Osnovna pakiranje - določena je v primeru, da se artikel prodaja na kos, vendar želite imeti oznako teže tega pakiranja.

10. Transportno pakiranje - določena je za planiranjem prevoza artikla (če je artikel odposlan v večjem pakiranju, ki vsebuje več osnovnih artiklov).

11. Masa neto in bruto - za opredeljeno EM (enoto mere).

12. Sistem izdelka.

13. Transportni gabarit (masa, dimenzija ipd.).

Zavihek <<Komerciala>>

1. Maloprodajna i veleprodajna stopnja.

2. Maloprodajna i veleprodajna marža.

3. Minimalne in maksimalne količine na zalogi.

4. Dopolnilna količina.

5. Minimalna količina za potrebe.

6. Garancijski rok.

7. Rok veljavnosti ipd.

Artikli 2

Zavihek <<Ostalo>>

1. Proizvajalec.

2. Uvoznik

3. Carniska tarifa

4. Država porekla in država uvoza.

5. Standard, kataloška številka, lokacija...

Artikli 3

Zavihek <<Opis>>

Besedilni opis artikla

Zavihek <<Sestav>>

Za vnos surovinske sestave artikla in sestavnice izdelka, ki se proizvaja.

S klikom na gumb <Sestavnice> se odpre okno za vnos sestavnice za artikel.

Receptura

Zavihek <<Lastnosti>>

Če želite vnesti dodatne lastnosti artiklov(z možnostjo kopiranja lastnosti iz enega artikla v drugega)

V oknu so tudi dodatni zavihki za posebne potrebe nekaterih uporabnikov: vodenje vzporednih šifrantov, vnos slike izdelka, vodenje evidence kontrole kakovosti, vzdrževanje oblačilnih predmetov, spremljanje prodajnih poti in izračun dodatnih na primer okoljskih taks za nekatere artikle.

S klikom na gumb <Lastnosti> se odpre okno - Lastnosti artiklov, za določitev dodatnih lastnosti artikla. V tem oknu najprej določite vrsto lastnosti, nato lastnost in nato seznam možnih vrednosti lastnosti za možnost diskretne vrednosti.

Pri določanju vrst lastnosti poleg določitve, ali gre za opisno ali številčno polje, določite tudi, katere vrednosti bo zavzela vrsta lastnosti:konstantna - lastnost bo vedno imela edinstveno vrednost in ne bo prikazana v lastnostih artikla, vendar se bo upoštevala pri izračunu za sestavnice izdelka, za diskretno možnost - lastnost ima lahko v spodnjem oknu določene več vrednosti, nato neprekinjene in nabor vrednosti - lastnost ima lahko v ločeno okno vneseno več vrednosti, kar dobimo s klikom gumba v oknu z lastnosti izdelka, ko vnesemo sestavnico.

Svojstva artikala

S klikom na gumb <Surovine> se odpre okno - Surovine za določitev surovin, iz katerih so artikli, in se opisno uporabljajo pri ustvarjanju deklaracij za določen artikel.

Sirovine

S klikom na gumb <Popust> se odpre okno - Popust, za določitev popustov, ki so lahko količinski in datirani (obstajajo nekatere druge vrste, vendar so ustvarjene za posamezne uporabnike). Popusti so določeni za en artikel ali celotno skupino. Določeni so lahko tudi plačilni pogoji.

Popust

S klikom na gumb <Dimenzije> se odpre okno - Dimenzije, za določitev dimenzij za določen artikel z vrednostmi in EM (enotami mer).

Dimenzije

S klikom na gumb <Artikli v skladišču> se odpre okno - Ažuriranje izbranih artiklov v skladiščih, se ažurirajo podatki, ki so 'odkljukani' v izbranih skladiščih.

Artikli u magacinu

S klikom na gumb <Test formule> se odpre okno - Preverjanje in zamenjava formule za sestavnice, v katerem lahko preverite formule, iz katerih je sestavljena sestavnica za določen artikel.

S klikom na gumb <Min/Max količine> se odpre okno - Min/Max količine artiklov,  za samodejno nastavitev minimalnih in maksimalnih količin na zalogi za posamezne artikle. Za zdaj je na voljo samo merilo za ažuriranje teh količin, ki temelji na največji mesečne prodaji v določenem obdobju. V filtru določite obdobje, v katerem se bo izračunala prodaja po mesecih in skupinah artiklov (neobvezno) in na podlagi teh podatkov se oblikuje pregled. Druge možnosti so za nastavitev ažuriranja: možnost ažuriranja samo minimalne, samo maksimalne  ali obeh količin, ne glede na to, ali so ažurirajo tudi artikli, ki niso izbrani (postavlja na 0) ali se ne ažurirajo in koeficienti s katerim se bo pomnožila maksimalna mesečna prodaja, da bi se  oblikovala minimalna količina.

S klikom na gumb <Pregled> dobite poročilo o mesečni prodaji. V pregledu je treba izbrati artikle, za katere je treba ažurirati minimalne in maksimalne količine ter s klikom na gumb < Ažuriraj> te količine bodo vpisane v  izbrane artikle.

Poleg polj za vnos minimalnih in maksimalnih količin na artiklih nahaja se po en gumb, ki odpre majhno okno z informacijami o kriteriju in koeficientu, ki je bil nazadnje uporabljen za oblikovanje minimalne in maksimalne količine na zalogi.

Minimalne i maksimalne količine

 

Skupine artiklov

Do okna - Skupine artiklov, lahko dostopate preko osnovnega menija programa "Osnovni podatki" s pomočjo Tabele>Odpri>Artikli in storitve>Skupine artiklov ali s klikom na ustrezno ikono orodne vrstice.

V tem oknu lahko vnesete skupine artiklov. V podjetjih je pogosto potreben skupni pregled določenih artiklov, čeprav drugačna, ki sicer po določenem kriteriju spadajo v isto skupino, potem pa za kreiranjem skladiščnih in komercialnih dokumentov, v katerih sodelujejo artiki iz nekaterih skupin ipd.

To okno je sestavljeno iz več delov.

Prvi del je namenjen vnašanju skupin artiklov glede na razporeditev (vnos, preimenovanje, vstavljanje podnivoa ali podskupin, brisanje določenih skupin ...).

Grupe artikala - drvo

Drugi del okna vsebuje podatke za določeno skupino, ki jih vnesete v danem trenutku ali ki ste jih že vnesli:naziv, šifra, konto zalog - katerega izbiro olajša uvedba spustnega seznama s seznamom vseh kontov, garancijskeg roka, način zaokroževanja izračunane cene -ali je podedovana od nadskupine, ali je cena trenutne zaloge, zadnja cena zaloge ali tržna cena.

Grupa artikala - osnovno

V tretjem delu okna se vnesejo artikli, ki bodo pripadali novo oblikovani skupini artiklov, ali pa si lahko ogledate pregled artiklov za že vnesene skupine.Novi artikli se dodajo v skupino, tako da izberete artikle, ki ne pripadajo nobeni skupini, in nato kliknete na gumb <Dodaj skupini>. Odstranijte jih s klikom na gumb <Odstrani iz skupine>.

Grupa artikala - ubaci/izbaci

Tudi skupina ima lahko določene lastnosti, ki jih lahko izberete v oknu, ki se odpre z dvojnim klikom na levi gumb miške. S klikom gumb na gumb <Začni> lahko odčitate vse lastnosti, ki jih ima lahko določena skupina artiklov, ki smo jih določili pri definiranju dodatnih lastnosti artiklov.S klikom na gumb <Potrdi> potrdite izbiro določene lastnosti, s klikom gumba <Prekliči> prekinemo izbirno operacijo, s klikom na gumb <Vstavi> lahko po želji vstavite novo lastnosti, s klikom na gumb <Odstrani> pa jo odstranite,s klikom na gumb <Shrani> shrani določeno izbiro lastnosti.

Na enak način je mogoče definirati določene lastnosti za določeno skupino artiklov, tako da najprej izberete možnost "lastnosti" in in potem z dvojnim klikom na že vnesene lastnosti, da se odpre okno za dodajanje novih ali njihovo brisanje.

Če gre za proizvodni postopek, je mogoče 'okljukati' polje «pod. proizvodnje» za določen artikel, ki je vključen v v proizvodnem procesu:organizacijska enota, v kateri v katerem se proizvaja, skladišče, v katerem je artikel postavljen po končani fazi proizvodnje, vrsta delovnega naloga, dimenzije artikla, oznaki, enoti mere, odstotka kala v proizvodnji.Obstaja tudi polje za 'odkljukanje', da vidite, ali obstaja krojna pola za ta artikel, na primer pri izdelavi različnih vrst oken (z odpiranjem na različnih straneh, dvoslojnih, različnih dimenzij ipd.).

Grupe artikala - podaci proizvodnje

V tem delu je mogoče za artikle, ki sodelujejo v procesu proizvodnje, s klikom na gumb <Sestavnice> sestaviti sestavnico za izdelavo določenega artikla.

S klikom na gumb <Test formule> preverite obstoječe formule za sestavnice, ki pripadajo določeni skupini.

 

Šifaranti artiklov

Do okna - Šifranti artiklov, lahko dostopate preko osnovnega menija programa "Osnovni podatki" s pomočjo Tabele>Odpri>Artikli in storitve>Šifranti artiklov ali s klikom na ustrezno ikono orodne vrstice.

On se uporablja za vnašanje šifranta artiklov (da naše šifre uskladite s šiframi dobavitelja ali proizvajalca ali prevedete nazivov artiklov v drug jezik). Vnesete naslednje: vrste šifranta z evidenco, ali gre za dobavitelja ali proizvajalca, šifrant kot tudi artikli, ki sodelujejo v šifrantu(osnovna šifra, osnovni naziv, šifra in naziv artikla u šifrantu partnerja).

Šifarnici artikala

 

Artikli v skladišču

Do okna -  Artikli v skladišču, lahko dostopate preko osnovnega menija programa "Osnovni podatki" s pomočjo Tabele>Odpri>Artikli in storitve>Artikli v skladišču ali s klikom na ustrezno ikono orodne vrstice.

V tem oknu je mogoče videti pregled vseh skladišč in pregled artiklov v teh skladiščih. Pri pregledu skladišča je mogoče spremeniti njihove parametre, pa tudi opis artiklov, ki jih vsebuje to skladišče (enote mer, maloprodajni in veleprodajni DDV, maloprodajna in veleprodajna marža, kalo, obdobje kala, minimalna in maksimalna zaloga, dopolnilna količina, ...). Pri pregledu artiklov, ki se nahajajo v skladišču jih lahko izbrišete, vnos novih artiklov pa je možen, če se 'odkljuka' polje «drugi artikli» in nato naredite izbiro artiklov, ki jih želite dodati v skladišče.

Pomembno je, ko dodate artikel v ustrezno skladišče (ali več njih) in ažurirate podatke za artikel v skladišču vsakič, ko spremenite osnovne podatke.

Artikli u magacinu

 

Storitve

Do okna -  Storitve, lahko dostopate preko osnovnega menija programa "Osnovni podatki" s pomočjo Tabele>Odpri>Artikli in storitve>Storitve ali s klikom na ustrezno ikono orodne vrstice.

To okno se uporablja za definiranje storitev, ki jih podjetje ponuja svojim partnerjem in je sestavljeno iz treh delov.

V prvem delu okna je filter, s pomočjo katerega je mogoče dobiti pregled storitev po različnih merilih: šifra, naziv in skupina.Pregled dobite s klikom na gumb <Pregled>.

Drugi del okna je namenjen pogledu obstoječih storitev in vseh spremljajočih podatkov ter vnos novih storitev.

Tretji del okna je namenjen pregledu in vnosu podatkov, ki se nanašajo na določeno storitev. Ta del vsebuje naslednje zavihke:

Zavihek <<Storitev>> osega vnos naslednjih podatkov: šifre storitev, naziva storitve, enote mere po kateri se bo storitev opravila (neobvezno), DDV, vključen v ceno storitve, garancijski rok, ki velja za določeno storitev, skupina v katero storitev spada.

Zavihek <<Opis>> je namenjen širšemu opisu storitve, če obstajajo kakršne koli posebnosti.

Usluge

S klikom na gumb <Sestavnica> se odpre okno za kreiranje sestavnice, iz katerih storitev oziroma dejanj je sestavljena ta storitev, ki smo jo vnesli, pa tudi vse kar je še potrebno od artiklov, da je storitev popolna.

To okno vsebuje filter, s pomočjo katerega lahko pridobite pregled sestavnice za določen artikel ali za določeno storitev z gumbi za preštevilčenje, kopiranje iz artikla in pregled, del za skupni pregled in za vnos določenih sestavnih dejavnikov storitve.

Možnost «Imajo sestavnico» določa kriterije za prikazovanje samo storitev, ki imajo sestavnico. Možnost «Prikaz sestavnice» odpre seznam v desnem delu okna, ki prikazuje sestavnico za izbrano storitev.

Tretji del tega okna je za vnos podatkov, povezanih z določenim faktorjem storitve. V tem delu:

Zavihek <<Pozicija>> se uporablja za vnos naslednjih polj: «ZŠ» (zaporedne številke), sestavine, ki vstopa v to storitev, količine te sestavine in enote mer.(ki se samodejno potegne iz definicije določene sestavine) in skupine, ki ji ta sestavina pripada.

Zavihek <<Stroški>> se uporablja za vnos polj, ki bodo podali informacije o številu delovnih ur potrebnih za zadevno storitev, ceni delovnih ur in načinu zaokroževanja stroškov (ne glede na to, ali je podedovano od skupine, ali se zaokroži do večje ali manjše številke itd.).

Receptura za uslugu

 

Skupine storitev

Do okna - Skupine storitev, lahko dostopate preko osnovnega menija programa "Osnovni podatki" s pomočjo Tabele>Odpri>Artikli in storitve>Skupine storitev ali s klikom na ustrezno ikono orodne vrstice.

Služi za opredelitev skupin storitev, s katerimi se podjetje ukvarja, če je določen nabor storitev mogoče razvrstiti v določeno skupino po nekaterih skupnih merilih. Okno je sestavljeno iz več delov.

Prvi del okna se uporablja za vstavljanje novih ali pregled že obstoječih skupin storitev, za vstavljanje podskupin, brisanje skupin in podskupin ...

Drugi del okna se uporablja za vstavljanje podatkov za določeno skupino ali pa se že pregledajo že vneseni podatki. To so: naziv skupine, šifra, garancijski rok, organizacijska enota, ki opravlja storitev, in glede na 'odkljukana' polja na desni strani lahko naštejete in spremenite značilnosti skupin, lastnosti in faze proizvodnje.

Obstajajo tudi polja, na katerih dobimo, če jih 'odkljukamo', pregled storitev, ki so že združene, ali druge (nerazvrščene) storitve in jih ni mogoče naštevati.Če želimo v določeno skupino dodati novo storitev, to storimo tako, da se postavimo v določeno skupino storitev, 'odkljukamo' polje, ki nam omogoča pregled drugih storitev, in nato s klikom na gumb  <Dodaj skupini>, dodate v skupino.Storitev odstranite tako, da najprej označite storitev in nato kliknete gumb <Odstrani iz skupine>, storitev odstrani iz skupine.

 

Delovne operacije

Do okna - Delovne operacije, lahko dostopate preko osnovnega menija programa "Osnovni podatki" s pomočjo Tabele>Odpri>Artikli in storitve>Delovne operacij ali s klikom na ustrezno ikono orodne vrstice.

Uporablja se za vnos in pregled delovnih operacij, ki kasneje sodelujejo v fazah proizvodnje. Okno je sestavljeno iz treh delov.

Prvi del okna vsebuje filter, s katerim je mogoče pridobiti pregled podatkov po določenem kriteriju (šifra, naziv ali skupina).

S klikom gumba <Pregled> dobite pregled nad vsemi ali izbranimi delovnimi operacijami v drugem delu okna.

Tretji del okna se uporablja za vnos podatkov za določeno delovno operacijo: šifra, naziv, enota mer,število delavcev, potrebnih za opravljanje določene delovne operacije, kvalifikacije, potrebne za opravljanje določene delovne operacije,potreben čas na delavca, izražen v delovnih urah, skupina delovnih operacij,če določena delovna operacija pripada eni od obstoječih skupin.

Radne operacije

S klikom na gumb <Pregled s cenami> dobite pregled vseh ali izbranih delovnih operacij, ampak s ceno delovne ure in skupno ceno.

 

Skupine delovnih operacij

Do okna -  Skupine delovnih operacij, lahko dostopate preko osnovnega menija programa "Osnovni podatki" s pomočjo Tabele>Odpri>Artikli in storitve>Skupine delovnih operacij ali s klikom na ustrezno ikono orodne vrstice.

To okno je sestavljeno iz treh delov. Prvi del okna je namenjen vnašanju novih in pregledu obstoječih skupin delovnih operacij in brisanju le-teh.

Drugi delu okna je namenjen vnašanju ali prgledu podatkov za določeno skupino delovnih operacij: šifra, naziv skupine, dimenzija, oznaka, enota mer.

V tretjem delu okna lahko s 'odkljukanim' poljem izberete pregled skupin operacij, ostalih operacij ali si ogledate opis skupine brez listanja.Če želite delovno operacijo dodati skupini, izberete seznam drugih operacij, označite tisto, ki jo želite dodati, in s klikom na gumb <Vstavi v skupino> jo dodate skupini.Če delovno operacijo odstranite iz skupine, to opravite tako, da se postavite v določeno skupino in s klikom na gumb <Odstrani iz skupine> odstranite želeno delovno operacijo.

Grupe radnih operacija

 

Datum zadnje revizije navodil 01.05.2020


Dokumenti

Splošne podatke o tipih in vrstah dokumentov lahko preberete v u delu Tipi in vrste dokumenata.

 

Tipi dokumentov 

Do okna - Tipi dokumentov lahko dostopate preko osnovnega menija programa "Osnovni podatki", s pomočjo Tabele> Odpri>Dokumenti>Tipi dokumentov ali s klikom na ustrezno ikono orodne vrstice.

Vse tipi dokumentov, ki jih je mogoče uporabiti v programih "BusinessArt 12", so že definirane in to okno vam omogoča, da določite določena merila, povezana s temi tipi:

1. Za nekatere tipe dokumentov mogoče določite stran kartice, na kateri bo izvedeno ažuriranje, glede na to, ali je določena količina artiklov da v skladišče oziroma prihaja iz skladišča in ali gre znesek na + ali - stran.

2. Polje za 'odkljukanje'  «samodejno najdi» se uporablja za označevanje, da program ob odpiranju določenega okna za vnos dokumenta prelista pregled vseh obstoječih takoj po odprtju tega okna.

3. Polje «format številka» uporabljate za definiranje formata številke. Za format številke lahko uporabite naslednje spremenljivke: #P# - prefiks, ki služi kot oznaka vrste dokumenta, #S# - sufiks , #C# - kreator služi za evidentiranje organizacijske enote, #Y# - leto, v katerem je bil dokument ustvarjen, #N#, #2N#, #3N#, ... - zaporedna številka dokumenta, kjer 2.3 pomeni fiksno dolžino, do katere je število na levi strani dopolnjeno z ničlami in samo #N# je čisto število brez dopolnitev.

4. Polje «samodejna številka», če je 'odkljukano', se uporablja za samodejno dodeljevanje zaporednih številk dokumentom, ki jih kreirate.

5. Polje «številka po kreatorju», če je 'odkljukano' , se uporablja za določanje ali bo oznaka dokumenta vsebovala tudi šifro organizacijske enote, ki jo je kreirala.

6. Polje «številka po po vrsti», če je 'odkljukano' , se uporablja za samodejno oštevilčenje, ki je značilno za ta tip dokumenta (in ne po vrsti znotraj tipa, kot je običajno).

V spodnji del okna se pri določenem tipi dokumenta, za katerega je to potrebno, načiniažuriranjaskladiščnih kartic vnesejo posamično po vrstah skladišč.

 

Vrste dokumentov

Do okna - Vrste dokumentov lahko dostopate preko osnovnega menija programa "Osnovni podatki", s pomočjo Tabele> Odpri>Dokumenti>Vrste dokumentov ali s klikom na ustrezno ikono orodne vrstice.

To okno se uporablja za določanje vrst dokumentov. Vrsta dokumenta predstavlja kategorizacijo dokumentov določene vrste glede na določena merila, ki so skupna tej vrsti: način knjiženja, ceniki, opis vrste, pogodbene zahteve, opombe, vezi, delovna mesta.

Okno je sestavljeno iz treh delov.

Prvi del okna vsebuje filter po tipu dokumenta, ki ga je mogoče dobiti s klikom gumba <Pregled>, pregled vseh vrst dokumentov določenega tipa.

Drugi del okna omogoča pregled že obstoječih vrst dokumentov skupaj ali razvrščenih po določenem tipu. V tem delu se opravi brisanje in vnos novih vrst dokumentov.

Tretji del okna se uporablja za vnos podatkov za določeno vrsto dokumenta.

Zavihek <<Vrsta>> se uporablja za izpolnjevanje naslednjih podatkov (če obstajajo za določeno vrsto dokumenta):

1. Naziv.

2. Prefiks - ki je obvezen in služi dodelitvi kratkega naziva določeni vrsti v obliki šifre, ki predstavlja logično kombinacijo črk, ki so povezane s polnim nazivom vrste dokumenta. Prefiks sodeluje pri kreiranju številke dokumenta in mora biti edinstvena.

3. Sufiks - neobvezna in se uporablja za dopolnitev okrajšanega naziva vrste dokumenta.

4. IBAN - na katerega se dokument nanaša na IBAN.

5. Vrsta zadolžitve:

- za blago in storitve (na primer klasični račun),

- za DDV (dokument za plačilo DDV, samo obremenitev, ne gre v obračun DDV),

- avans (za evidencio avansnega računa),

- storno avansa (za storniranje avansnega računa, pri kreiranju končnega računa),

- za knjiženje (za postavke, ki se samo knjižijo, ne gre v obračun DDV),

- kalkulacija (za interne obračune, ki se uporabljajo za obračun DDV in ne obračunajo partnerju),

- sprememba (vsi dokumenti, ki spreminjajo prej ustvarjeni dokument, za namene evidenc o DDV),

- nabava osnovniega sredstva (za evidenco DDV).

6. Namen - uporablja se v nekaterih posebnih primerih, ko je potrebno ločiti po namenu znotraj nekatere določene vrste dokumenta.

7. Namen transakcije - je polje za vnos namena transakcije pri kreiranju plačil s pomočjo UPN, pri čemer je izbira lažja, ker že obstajajo vnaprej določeni nameni transakcij, pa tudi obstoj spustnih seznamov.

8. Skupina artiklov/storitev je polje za vpis v skupino artiklov ali storitev, ki pripadajo določeni skupini

9. Uporabite cenik - v to polje vnesite, kateri cenik se uporablja pri oblikovanje cen v določeni vrsti dokumenta. Izbira je olajšana z obstojem spustnega seznama.

10. Vidijo se artikli - je polje za vnos možnosti, ali si želite ogledati vse artikle, artikle iz cenika ali artikle iz skladišča.

11. Izdaje artiklov iz skladišča - polje, v katerem se izberejo skladišča, iz katerih se bodo izdajalo artikli, ki sodelujejo v postavkah določene vrste dokumenta.

Poleg teh vhodnih polj za vnos in polj za 'odkljukanje' s katerimi se doseže  da je določena možnost aktivna za določeno vrsto dokumenta.

12. Storno samodejno zapira račun preko IBAN (interni) - vnesete IBAN (interni) za zapiranje. 

To so:

1. Uporablja se DDV - če to polje 'odkljukate', se uporabi DDV, določen za določen tip dokumenta.

2. samodejno knjiži skladiščni dokument  - če to polje 'odkljukate', bodo skladiščni dokument samodejno knjiženi.

3. izpolni obdobje DDV - davčno obdobje se samodejno izpolni na dokumentu na podlagi vpisanega datuma dokumenta.

4. Spreminja se čeprav je knjižen skladiščni dokument - če to polje 'odkljukate' dovolite premembo dokument, ki pripada določeni vrsti, čeprav je knjiženje skladiščnih dokumentov, povezanih z določeno vrsto dokumenta, že zaključeno.

5. Dovoljen izhod višji od stanja na zalogi- če to izberete, omogočite, da se formirajo izhodi, višji od stanja na zalogi.

6. Obvezna cena - če to polje 'odkljukate', za določeno vrsto dokumenta, to pomeni, da je obvezno vnesti ceno v dokument oziroma cena ne more biti 0.

7. Rabat na rabat - če to polje 'odkljukate', omogočate odobritev dodatnega rabata za določeno vrsto dokumenta

8. Kontrola enakega artikla/storitve v postavkah - če to polje 'odkljukate', vas opozori, da ste v isti dokument vnesli isti artikel/storitev dvakrat.

Dodatna polja, če obstajajo, se vključijo na seznam <Nastavitve>.

Zavihek <<Ceniki>> uporabljate za vnos vrst cenikov, ki so povezani z določeno vrsto dokumenta. Za dano vrsta cenika vnesite: naziv vrste, smer - naj bo to cenik kupca ali dobavitelja, prednost - se nanaša na dodelitev pomembnosti vsaki vrsti oziroma določa  iz katerega cenika bo najprej izbrana cena za določen artikel.Če za kakšen artikel v ceniku s prednostjo 1 ni cene, se njegova cena izvleče iz cenika s prednostjo 2 in tako naprej. Če polje - «Samodejno ažuriranje» 'odkljukate', omogoča, da možnost samodejnega posodabljanja cen postane aktivna.

Če polje - Kreira celoten cenik 'odkljukate', omogoča ažuriranje cenika iz dokumenta, na primer vhodne kalkulacije. Ko je ta možnost izklopljena, bo ažuriranje cenika oblikovalo cenik na datum kalkulacije samo z artikli, ki so v kalkulaciji. Če je ta možnost omogočena, bodo zadnji veljavni ceniki artiklov, vključenih v kalkulacijo, nato ažurirati cene teh postavk kopirane na datum kalkulacije.

Zavihek <<Kontiranje>> se uporablja za določitev sheme knjiženja v glavni knjigi za določeno vrsto dokumenta. Prvi del okna določa način knjiženja za vsako valuto, v kateri se dokument lahko pojavi, z navedbo vrste temeljnice, ki bo kreirana v glavni knjigi. V spodnjem delu se za vsako valuto, definirano zgoraj, določijo knjižne postavke in način njihovega knjiženja. Knjiža postavka opisno predstavlja element oziroma znesek, ki ga je treba knjižiti. Za vsako knjižno postavko je treba določiti konto za knjiženje, na katero stran bo knjižen znesek (DK - debut/kredit) in predznak zneska (+ ali -), pa tudi način prenosa analitik (nobena, vse ali samo tiste, ki so potrebni za ta konto). Določiti je mogoče proti konto za knjiženje za to isto knjižno postavko, z vsemi možnostmi kot za konto, le da se tukaj domneva, da znesek gre z enakim predznakom na nasprotno stran konta. O tem lahko poročite tudi z dodajanjem iste knjižne postavke in določite konto, na katerem bo knjižen protipostavka, rezultat pa je enak kot pri proti kontu v isti knjižni postavki.

Glede na tip dokumenta, obstaja nekaj dodatnih možnosti za knjiženje. Za blagovne računovodske in komercialne dokumente obstaja stolpec SA (skupina artiklov), ki z vključitvijo določi, da je skupni znesek te knjižne postavke razporejen po skupinah artiklov in uporablja konto zalog, opredeljen v skupinah artiklov. Konto, vnesen v samo knjižno postavko se uporablja za artikle, ki ne spadajo v nobeno skupino ali na katerih skupina konto zalog ni določena. Stolpec "Organizacijsk enota" določa, ali se bo za prenos analitike organizacijskih enot uporabil kreator dokumentov ali skladišče. Stolpec - Vrsta skladišča omogoča, da se objava "razdeli" na različne konte, odvisno od vrste skladišča. V tem primeru je ena knjižna postavka določena večkrat, z drugačnim kontom in drugačno vrsto skladišča.

Obstaja tudi polje - «Skupno knjiženje na računih», ki omogoča, da se vsi izbrani računi knjižijo kot en dokument, torej skupaj po analitikah, odvisno od nastavitve analitičnega knjiženja. To se običajno uporablja v komunalnih podjetjih, ki fizičnim osebam izdajo veliko majhnih računov, v glavni knjigi pa zadostujejo za knjiženje skupnih zneskov za določeno obdobje.

Obstajajo tudi posebne knjižne postavke, ki ne predstavljajo zneskov samega dokumenta, ampak navedbo za knjiženje, ki je določena v drugem delu programa. Za vse komercialne in blagovne računovodske dokumente obstaja knjižna postavka "Dajatve posamezno", ki vključuje knjiženje posameznih dajatev, opredeljenih v oknu za vnos dajatev. V vhodnih kalkulacijah knjižna postavka "Odvisni stroški posamezno" vključuje podrobno knjiženje, določeno v oknu za določanje odvisnih stroškov, in knjižne postavke. "Prejeti račun" in "Račun odvisnih stroškov" vključujeta knjiženje računov, določenih na ustreznih vrstah dokumentov, za prejeti račun, za katerega je vezana kalkulacija, in za prejete račune, povezane z odvisnimi stroški s to kalkulacijo.Konto, opredeljen s temi vnosi v knjižne postavke, ne vpliva na knjiženje, vendar ga je treba vnesti zaradi združljivosti z drugimi knjižnini postavkami.Če knjižite več kalkulacij, povezanih z istimi prejetimi računi, bo vsak račun knjižen samo enkrat.

Zavihek <<Pogodbene zahteve>> se nanaša na pogodbe, ki so sklenjene za določen posel s partnerji, vendar bo ta del podrobneje opisan v naslednjih različicah programa.

Zavihek <<Opomba>> se uporablja za vnos dodatnih značilnosti opisnega tipa za dano vrsto dokumenta ali pogoja.

Zavihek <<Vezi>> se uporablja za vnos dokumenta, ki se bo povezoval z določeno vrsto dokumenta v smislu določitve seznama dokumentov, iz katerih lahko izvira določen dokument. Na primer iz ponudbe za določeno vrsto artikla se lahko ustvari predračun, medtem ko iz teh dveh dokumentov lahko izhajata račun in dobavnica.Podatki v dokumentih, iz katerih je določen dokument ustvarjen, so prepisani tako v glavo kot v postdokumenta avke predhodnika.

Zavihek <<Delovna mesta>> se uporablja za vnos delovnih mest, ki so lahko povezana z izdelavo določene vrste dokumentov. 

S klikom na gumb <Vrste s kontnega načrta> vstopate v kontni načrt, iz katerega lahko neposredno kreirate nove vrste dokumentov. Pri ustvarjanju je treba navesti, za kateri tip dokumentov gre (prejeti ali izdani račun), navesti valuto, v kateri bo določena vrsta dokumenta ustvarjena, navesti namen transakcije, navedite temeljnico, konto dobavitelja, ne glede na to, ali gre za kreditno ali debutno stran, konto avansa, če je opravljeno predplačilo, analitika (obvezno, vse, nobena). To je smiselno zlasti pri kreiranju različnih vrst prejetih računov, na primer glede na stroške, ki nastanejo v njihTu lahko določite tudi način knjiženja za določeno vrsto dokumenta.

S klikom na gumb <Začetni podatki> lahko določite določeno vrsto dokumenta, za katerega je treba določiti začetne podatke, ki bodo veljali za vse dokumente te vrste(na primer Račun, ki pripada tipu dokumenta Račun - valuta, kreator, skladišče, komercialist, rok plačila, način plačila, način dostave, paritet dostave, čas dostave, cassa sconto in na začetku je mogoče določiti tarifne podatke, povezane za postavke dokumentom). 

S klikom na gumb <Tekst dokumenta> se odpre okno za urejanje besedila oziroma vnos in obdelava besedila. Uporablja se pri tvorbi nekaterih vrst sklepov, na primer Sklep o določitvi letnega dopusta, Sklep o izbiri kandidata ipd. in se lahko uporablja samo z določenimi vrstami dokumentov.

 

Datum zadnje revizije navodil 01.05.2020