O programu

Program "Osnovni podaci" obuhvata unos podataka koji ne predstavljaju poslovne promene i nazivaju se još i "osnovne tabele", "matični podaci", "šifarnici" ili "definisanja". Ovi podaci služe kao osnov funkcionisanja operativnih delova programa (dokumenata). Primer su komitenti, artikli, poreske tarife, radnici, organizaciona struktura itd.

Ove podatke dele različiti programi, odnosno kada jednom definišemo ove podatke oni se mogu koristiti u svim programima. Svaki korisnički program u svom meniju ima uključene prozore koji služe za unos i obradu osnovnih podataka koji su potrebni određenoj aplikaciji. Međutim, ponekad je potrebno da se različiti osnovni podaci pregledaju i ažuriraju na jednom mestu (obično prilikom uvođenja programa kada je potrebno definisati veliki broj osnovnih podataka). Zbog toga je napravljen program "Osnovni podaci", koji u sebi ima uključene sve prozore koji obrađuju osnovne podatke, iz svih ostalih programa.

Ovaj program obuhvata logički organizovane skupove podataka koji kasnije mogu biti korišćeni u ostalim programima pri operativnom funkcionisanju programa. To su:

1. Opšti podaci (područja, delatnosti, komitenti, analitike)

2. Organizaciona struktura i kadrovi (radnici, agenti prodaje, grupe agenata prodaje)

3. Finansije (valute, kursna lista, cenovnici, sredstva plaćanja, svrhe transakcija, kontni plan, amortizacione grupe...)

4. Artikli i usluge (jedinice mera, dodatne osobine, boje, faze proizvodnje, artikli, grupe artikala, šifarnici artikala, artikli u magacinu, usluge, grupe usluga, radne operacije, grupe radnih opreacija, prevezivanje artikala)

5. Dokumenti  (tipovi dokumenata, vrste dokumenata, štampe, ugovoreni zahtevi, vođenje magacinskih kartica)

6. Hardver

7. Prozori za specijalna definisanja

Organizaciona struktura i kadrovi

Klasifikacija organizacionih jedinica

Do ovog prozora dolazi se iz opcija glavnog menija programa "Osnovne tabele" putanjom Tabele>Organizaciona struktura i kadrovi>Klasifikacija organizacionih jedinica.

Klasifikacija služi za definisanje načina razvrstavanja određenih organizacionih jedinica pored definisanja načina funkcionisanja istih, kao i radi formiranja specifičnih izveštaja po određenim organizacionim jedinicama.

 

Tipovi magacina

Do ovog prozora dolazi se iz opcija glavnog menija programa "Osnovne tabele" putanjom Tabele>Otvori>Organizaciona struktura i kadrovi>Tipovi magacina.

Kroz ovaj prozor omogućeno je definisanje inicijalnih parametara za grupe magacina. Ovo definisanje se primenjuje kod komisione prodaje pri čemu se artikli našeg preduzeća nalaze na lageru, ali kod komisionara. Ovaj prozor je naročito koristan ukoliko postoji veći broj komisionih magacina, jer je omogućeno da se samo jednom definiše način njihovog vođenja. Primenjuje se u delu vezanom za definisanje komitenata, gde se pri definisanju osnovnih podataka klikom na dugme <<Magacin>> otvara prozor u kome će se inicijalni podaci automatski prepisati, a određeni magacin će se evidentirati u delu koji se odnosi na organizacione jedinice. Potrebno je samo uneti odrednicu gde će se određeni magacin pojaviti u organizacionoj strukturi, što se takođe evidentira u ovom prozoru.

Pri definisanju strukture magacina rad je olakšan uz korišćenje drop-down menija  za izbor određene opcije. Pri definisanju magacina određuje se: pripadnost organizacionoj jedinici, način unošenja šifre odn. format unosa (u zavisnosti da li šifra predstavlja kombinaciju šifre i rednog broja ili kombinaciju šifre i šifre komitenta, ukoliko se radi o komisionom magacinu), naziv (unosi se inicijalni naziv s tim što će za komisione magacine biti uz naziv dopisan i naziv komitenta), klasifikacija, cena po kojoj se magacin vodi, način formiranja knjigovodstvene cene, način formiranja nabavne cene. Takođe definiše se da li je dozvoljeno knjiženje u minus u datom magacinu kao i na koji način će se vršiti nivelacije zaliha u magacinu.

Definisanje magacina moguće je i u delu Organizacione jedinice.

 

 

Organizacione jedinice

Do ovog prozora dolazi se iz opcija glavnog menija programa "Osnovne tabele" putanjom Tabele>Otvori>Organizaciona struktura i kadrovi>Organizacione jedinice ili klikom na odgovarajuću ikonu glavnog toolbar-a.

Ovaj prozor služi za definisanje organizacionih jedinica preduzeća i preporuka je da se to definisanje kao i sva ostala u okviru programa "Osnovne tabele" završi pre početka rada sa ostalim programima poslovnog paketa "Business Art".

U prvom delu prozora moguć je unos novih organizacionih jedinica, brisanje postojećih kao i ubacivanje podređenih nivoa. Organizaciona struktura može se promeniti u bilo kom trenutku sistemom "drag and drop" (prevuci i spusti).

Drugi deo prozora, koji zauzima desni deo ekrana, služi za unos osnovnih podataka organizacione jedinice izabrane u okviru strukture na levoj strani prozora.

Podaci koji određuju jednu org. jedinicu su: šifra - kada se šifra jednom dodeli i kada kreiranje dokumenata počne, a s obzirom da se ona ugrađuje u broj dokumenta, moguće ju je menjati ali to povlači i njeno menajnje u svim dokumentima u kojima se ta šifra koristila ako ju je kreirala ta organizaciona jedinica, tako da to više neće biti isti brojevi dokumenata, klasifikacija, naziv, sedište, adresa, opština, logo, e-mail, tekući račun. Zatim je neophodno definisati, ukoliko smo organizacionu jedinicu definisali kao magacin, strukturu magacina. 

1. tip  (maloprodajni, veleprodajni)

2. cena po kojoj se vodi (nabavna, veleprodajna, maloprodajna)

3. način formiranja knjigovodstvene cene (unosom - to znači da bi se za  svaki unos artikla unosila cena  ručno u dokumente kao što su prijemnica ili ulazna kalkulacija, s tim što program, ukoliko se magacin vodi po nabavnoj ceni ne kontroliše kartice artikala; po prosečnoj ceni  - knjigovodstvena cena se formira tako što se obračunava količnik trenutnog salda  odn. vrednosti zalihe artikala i trenutnog stanja odn. količine; po poslednjem ulazu - knjigovodstvena cena se formira po poslednjoj ceni nabavke i ovakvo vođenje magacina ima smisla samo ukoliko je aktivirana automatska ulazna nivelacija zaliha i koristi se u maloprodaji; po ponderisanom proseku - knjigovodstvena cena se formira kao količnik zbira svih vrednosti ulaza do tog trenutka i zbira svih količina. Ukoliko se magacin vodi po veleprodajnoj ceni program daje mogućnost paralelnog formiranja nabavne cene pored formiranja knjigovodstvene cene da bi se mogla pratiti razlika u ceni na koju se obračunava kasnije porez na razliku u ceni. 

4. cenu koštanja gotovih proizvoda - koristi se za magacine materijala koji se koriste u  procesu proizvodnje  (cena iz radnog naloga, planska cena po kalkulaciji, stvarna cena prema izdatnicama)

5. način formiranja nivelacije zaliha - slobodnih i ulaznih; izlazne - definiše se način na koji će se vršiti nivelacije cene zaliha (nalog nivelacije)

6. komitenta ukoliko se radi o komisionom magacinu koji nije sastavni deo organizacione jedinice preduzeća, 

7.definisati da li će se, ukoliko se radi o magacinu koji služi za skladištenje materijala koji će kasnije učestvovati u proizvodnji,  ažurirati cena predatnice kod izmene vezanih izdatnica,

8.da li će se obrađivati ulaz pa izlaz pri ažuriranju magacinskih kartica kao i da li je dozvoljeno knjiženje u minus . Ovo je moguće uraditi i pri definisanju tipova magacina ukoliko preduzeće ima potrebu za definisanjem velikog broja komisionih magacina.

Listić <<Žiro i blag.>> služi za unošenje kako glavnog žiro računa tako i podračuna, blagajni sa svim podacima koji ih određuju kao što su: broj, odrednica da li je to glavni žiro račun, podpartija, opis i kod koga je otvoren. Žiro račun se dodeljuje za svaku organizacionu jedinicu posebno. Potrebno je naravno za svaki žiro račun otvoriti određenu vrstu dokumenta u finansijskoj operativi (početno stanje žiro računa, izvod) kao i za svaku novootvorenu blagajnu (početno stanje, naloge za uplatu i isplatu).

Listić <<Trebovanja>> se odnosi na deo paketa koji se odnosi na proces proizvodnje i koristi se za definisanje magacina materijala koji su povezani sa ovim procesom . Definiše se iz kog će se magacina trebovati koja grupa artikala. Određuje se prioritet tako da će se najpre trebovati materijal iz magacina sa prioritetom 1, pa zatim 2 i tako redom.

Listić <<Naplatna mesta>> služi za definisanje POS sistema kasa, radi podešavanja njihovog rada. 

 

Tip osoblja

Do ovog prozora se dolazi iz opcija glavnog menija programa "Osnovne tabele" putanjom Tabele>Otvori>Organizaciona struktura i kadrovi>Tip osoblja.

Ovde je moguće definisanje posebnih grupa zaposlenih ukoliko se za tim ukaže potreba (npr. moguće je razdvojiti nastavno od nenastavnog osoblja, radnike koji rade u proizvodnji od ostalih radnika i sl.). Sve ovo je moguće videti kasnije u pregledima vezanim za zaposlene u delu poslovnog paketa koji se zove Kadrovska evidencija.

 

Radna mesta

Do ovog prozora se dolazi iz opcija glavnog menija programa "Osnovne tabele" putanjom Tabele>Otvori>Organizaciona struktura i kadrovi>Radna mesta ili klikom na odgovarajuću ikonu glavnog toolbar-a.

Ovaj deo služi za definisanje radnih mesta pri čemu su podaci koji se unose: šifra (prva sledeća), naziv radnog mesta, predviđeni broj zaposlenih, stručna sprema, iskustvo koje je potrebno za to radno mesto jer je ovaj podatak bitan kod raspisivanja konkursa za određeno radno mesto, koeficijent koji je definisan pojedinačnim ili kolektivnim ugovorom i sistematizacijom radnih mesta, podatak da li postoji radni staž koji je beneficiran i koeficijent beneficije, koeficijent za naučni rad, koeficijent za uslove rada, tip osoblja, period lekarskog pregleda.

Spisak postojećih radnih mesta moguće je pogledati pritiskom na dugme <<Pregled>> uz mogućnost prethodnog definisanja kriterijuma po kome se traži pregled u gornjem delu prozora u kome se nalazi filter.

 

Kvalifikacije

Do ovog prozora se dolazi iz opcija glavnog menija programa "Osnovne tabele" putanjom Tabele>Otvori>Organizaciona struktura i kadrovi>Kvalifikacije. U njemu se definišu stepeni stručne spreme, kvalifikacije, stepeni za kvalifikaciju.

 

Zanimanja

Do ovog prozora se dolazi iz opcija glavnog menija "Osnovne tabele" putanjom Tabele>Otvori>Organizaciona struktura i kadrovi>Zanimanja. U njemu se definišu nova zanimanja i njihove šifre, a mogu se pregledati i brisati već postojeća zanimanja.

 

Zvanja

Do ovog prozora se dolazi iz opcija glavnog menija programa "Osnovne tabele" putanjom Tabele>Otvori>Organizaciona struktura i kadrovi>Zvanja .

U njemu se unose zvanja koja propisuju državni organi i koja se stiču zaposlenjem na određenom radnom mestu kao i predviđeni broj zaposlenih sa određenim zvanjem. Ovi podaci su bitni pri unosu podataka vezanih za zaposlene u prozoru za definisanje radnika, kao i za preglede po određenim kriterijumima vezanim za zaposlene u programima Kadrovska evidencija i Obračun zarada.

 

Radnici

Do ovog prozora se dolazi iz opcija glavnog menija programa "Osnovne tabele" putanjom Tabele>Otvori>Organizaciona struktura>Radnici ili klikom na odgovarajuću ikonu glavnog toolbar-a.

Na sistematičan način objedinjeni su svi neophodni podaci koji se tiču osnovnih podataka o svakom radniku kao što su: jedinstveni matični broj, ime, prezime, ime roditelja i sl.; podaci o radnom mestu, stažu, neki dodatni podaci, funkcijama koje obavljaju zaposleni, izostanaka, adrese, socijalnog osiguranja, stambene problematike, članova porodice, diploma, partija koje su vezane za isplate po određenim bankama, obustava.

Svi ovi podaci učestvuju u različitim pregledima koji se tiču zaposlenih, a moguće ih je videti u programu Kadrovska evidencija, dok se neki od njih koji su vezani za lične dohotke zaposlenih i učestvuju u određenim obradama koriste u programu Obračun zarada. 

Pregled već unetih podataka o zaposlenima može se dobiti klikom mišem na dugme << Pregled>>, dok se prethodno iskustvo i radni staž zaposlenog u okviru firme ili u drugim firmama može dobiti klikom na dugme <<Istorija>>.

Podaci su podeljeni u određene celine.

Listić <<Lična karta>> u sebi sadrži sledeće podatke: jedinstveni matični broj građana, matični broj radnika u firmi, prezime, ime, ime roditelja, podatke o polu zaposlenog, datum i mesto rođenja, broj lične karte, datum i mesto izdavanja, državljanstvo, eventualno sliku radnika i potpis koji se mogu ubaciti iz datoteka u kojima su sačuvani.

Listić <<Radno mesto>>  služi za unos podataka o tekućem radnom mestu zaposlenog, organizacionoj jedinici u kojoj se nalazi zaposleni, da li je zaposleni primljen na određeno ili neodređeno vreme, datuma od kog je zaposlen, datum odlaska ukoliko ne radi više na tom radnom mestu, o zvanju koje ima zaposleni, platne grupe kojoj zaposleni pripada, koeficijenta koji se koristi u obračunu zarada,  statusa zaposlenog (redovan, zamena, volonter - što je bitno za kasnije obračunavanje radnog iskustva zaposlenog), o vrsti poreza za redovan rad, o porezu za naknade i još nekih podataka vezanih za to određeno radno mesto.

Listić <<Staž>> objedinjuje podatke vezane za radni staž zaposlenog: broj radne knjižice, mesto izdavanja, datum prvog zaposlenja, mogućnost pregleda staža i iskustva do određenog datuma kao i mogućnost obračuna radnog staža zaposlenog na određeni dan.

Listić <<Poslovno>>  obuhvata podatke o matičnom broju radnika u firmi koji se prepisuje iz listića lična karta, broju propusnice sa datumom izdavanja i datumom važenja, lokaciji kancelarije u kojoj se zaposleni nalazi, broju telefona te kancelarije ukoliko ima direktnu liniju ili broj lokala, zatim tu su i: broj fax-a, e-mail i korisničko ime koje se odnosi na određenog zaposlenog i o sindikatima kojima zaposleni pripada.

Listić << Funkcije>>  služi za unos funkcije koju zaposleni obavlja u određenom periodu.

Listić <<Izostanci>>  služi za evidenciju izostanaka zaposlenih uz unos sledećih podataka: razlog izostanka (ovi razlozi se definišu u posebnom prozoru i onda ih je moguće izabrati u padajućoj listi prilikom unosa izostanka), broj radnih dana koji ulaze u ovaj period (ovo se automatski računa na osnovu definisanog kalendara za tekuću godinu), ukoliko se radi o godišnjem odmoru evidentira se godina na koju se odnosi odmor, da li je dočlo do prekida radnog staža, da li radni staž miruje i određene napomene koje mogu bliže odrediti izostanak.

Listić <<Adresa>> obuhvata sledeće podatke: ulicu i broj, prebivalište, opštinu, filijalu koja se koristi za plaćanje poreza, mesnu zajednicu, telefon, fax, e-mail, napomene vezane za  adresu.

Listić <<Socijalno>> objedinjuje podatke vezane za socijalno (dobro/loše) i zdravstveno stanje (dobro/loše), invalidnost, broj zdravstvene knjižice, datum izdavanja, datum važenja kao i podatak o bračnom statusu.

Listić <<Stambeno>> sadrži podatke o tome da li je rešeno stambeno pitanje, načinu rešavanja stambenog pitanja, stambenom objektu koji poseduje zaposleni, kvadraturi datog objekta.

Listić <<Porodica>> sadrži sve podatke o članovima porodice i njihovim zdravstvenim knjižicama, ukoliko se vode preko zaposlenog.

Listić <<Diplome>> sadrži podatke o datumu sticanja određene diplome, obrazovnom profilu, oceni rada kao i nazivu diplomskog rada zaposlenog.

Listić <<Partije>> omogućava da se za svakog zaposlenog odredi struktura isplata ličnog dohotka, odnosno da se definišu banke i parije na koje će se zaposlenom uplaćivati lični dohodak i procentualna raspodela istog ili za definisanje blagajne iz koje će se zaposlenom isplatiti deo ličnog dohotka u gotovini.

Listić <<Obustave>> služi da se evidentiraju obustave kao i period njihovog važenja.

Listić <<Povlastica/Olakšice>> služi da se evidentiraju povlastice i olakšice koje se odobravaju određenom radniku.

 

Agenti prodaje

Pod pojmom agenti prodaje (u daljem tekstu skraćeno: agenti) u ovom paketu su sakupljeni na jednom mestu svi koji obavljaju prodaju za Vašu firmu (komercijalisti, referenti prodaje, dileri, distributeri, zastupnici i sl), a za koje želite da imate evidenciju o ostvarenoj prodaji i da dobijate izveštaje koji omogućavaju nagrađivanje (proviziju) prema ostvarenim rezultatima, ako imate razrađen takav sistem. Ovaj pojam omogućava da se na prodajnim dokumentima jednoznačno odredi ko je obavio prodaju, bez obzira u kakvoj se on kategoriji nalazi. Ova evidencija je neobavezna, odnosno na prodajnim dokumentima ne mora se navoditi agent.

Agent se definiše šifrom (neobavezno) i nazivom (obavezno). Postoje tri karakteristična slučaja, od kojih zavisi unos agenta:

1. agent je neko od vaših zaposlenih (radnik) - birate radnika u koloni "Radnik", čime se automatski popunjavaju šifra i naziv agenta radnikovim matičnim brojem u preduzeću i njegovim imenom i prezimenom. Posle toga je onemogućena izmena šifre i naziva agenta.

2. agent je ujedno i Vaš komitent - birate komitenta u koloni "Komitent", čime se automatski popunjavaju šifra i naziv agenta šifrom i nazivom komitenta. Posle toga je onemogućena izmena šifre i naziva agenta.

3. agent je spoljašnji saradnik, dakle neko ko nije ni radnik ni komitent - slobodno se popunjavaju kolone za šifru i naziv, a kolone "Radnik" i "Komitent" ostaju prazne.

Bez obzira što u bazi podataka imate radnike i komitente i neki agent potpada pod jednu od ove dve kategorije, Vi ga, ako želite, možete definisati kao "običnog" agenta, ne vezujući ga za radnika ili komitenta. Ove veze su bitne, zbog mogućnosti dobijanja specifičnih izveštaja, naročito za radnike, zbog mogućnosti povezivanja sa programom za Obračun zarada, na osnovu rezultata koje je agent ostvario u prodaji. Na vama je da odlučite da li vam je ovo bitno ili ne.

Veza komitenata sa agentima

U donjem desnom delu ovog prozora ("Kontaktira sa komitentima"), za agenta koji je trenutno tekući u gornjem delu, možete pobrojati sve komitente (kupce) sa kojima on komunicira. Ova mogućnost koristi se kada je u Vašem sistemu prodaje izvršena stroga podela, tako da svaki agent ima svoju grupu kupaca sa kojima sarađuje. Podela u programu nije toliko strogo definisana i ne uvodi prevelika ograničenja u radu, tako da možete istog komitenta dodeliti za više agenata.  Provera ovih veza vrši se u unosu prodajnih dokumenata, tako da se unosom kupca automatski popunjava i agent prodaje koji sarađuje s tim kupcem. 

Ova veza vidi se, a može i da se definiše i sa strane komitenta u prozoru Komitenti u listiću <<Agenti>>. 

Pripadnost agenta grupi

U donjem levom delu ekrana ("Pripada grupi"), omogućeno je dodeljivanje agenta određenoj grupi i to od određenog datuma. Ovo je takođe neobavezna evidencija. Jedan agent može u nekom periodu (od nekog datuma), pripadati jednoj grupi, a onda dobrim (ili lošim) poslovanjem, zaslužiti da od određenog dana pređe u drugu grupu. Omogućena je hronološka evidencija pripadnosti grupi da bi za određene periode mogli da se dobiju ispravni izveštaji, na osnovu toga u kom je periodu agent pripadao kojoj grupi i koje je prodajne dokumente u tom periodu obradio. Grupe agenata definišete u posebnom prozoru Grupa agenata prodaje.

 

 

 

Opšti podaci

Područja 

Do prozora "Opšti podaci" dolazi se iz opcija glavnog menija programa "Osnovne tabele", na sledeći način Tabele>Otvori>Opšti podaci>Područja, ili klikom na odgovarajuću ikonu glavnog toolbar-a.

Ovaj deo je bitan pri unosu komitenata, zbog ispravnog fakturisanja, eventualnog praćenja finansijskih transakcija po područjima, kao i za obračun poreza koji je vezan za određeno područje.

Ova tabela ima inicijalno popunjene vrednosti u skladu sa zakonskom regulativom baze podataka koja se instalira kod korisnika. U okviru ovog dela moguće je pored pregleda definisati nova područja, ali i tipove područja: država, republika, opština, entitet i sl. Takođe je moguće definisati kalendar koji se koristi u određenoj zemlji, sa radnim danima i danima praznika za celu godinu.

 

Komitenti

Do prozora za definisanje komitenata dolazi se iz opcija glavnog menija "Osnovne tabele" putanjom Tabele>Otvori>Komitenti ili klikom miša na odgovrajuću ikonu glavnog toolbar-a. 

Ovo je jedinstvena evidencija svih poslovnih partnera. Može se koristiti i kao najobičniji imenik ili adresar, ali osnovna mu je namena da na jednom mestu evidentira sva pravna i fizička lica sa kojima firma obavlja bilo kakvu poslovnu promenu (razmenu roba, usluga ili novca). U poslovnom paketu se komitenti ponegde nazivaju i eksternim komitentima, za razliku od internih komitenata, koji predstavljaju organizacione jedinice same firme.

U evidenciji komitenata obično se nalaze kupci, dobavljači i banke. Ali, komitentima se mogu smatrati i državne institucije kojima se plaćaju dažbine (Uprava javnih prihoda i sl), fizička lica sa kojima se obavljaju odre|ene novčane transakcije, ali i radnici radnici zaposleni u firmi i ostala fizička lica, koja obavljaju poslove za firmu po osnovu radnog odnosa (ugovora o delu). Evidencija komitenata koristi se i za ostala pravna i fizička lica, sa kojima firma ne ostvaruje poslovne promene. Ponekad želite samo da evidentirate telefone i adrese. Ponekad je potrebno da za određeni artikal kod prodaje ispišete podatke o proizvođaču (ne dobavljaču), sa kojim nemate nikakav kontakt, ali vam u tom slučaju trebaju njegovi podaci. Ova evidencija je mesto na kojem se svi takvi podaci unose.

Unos podataka je organizovan u nekoliko Listića koji predstavljaju logičke celine:

- Osnovni podaci:

1. šifra - neobavezna, ali ako se unosi mora biti jedinstvena

2. zvaničan naziv - pun naziv komitenta (do 100 znakova), kakav će se ispisivati na dokumentima (fakture, otpremnice i sl)

3. interni naziv - skraćeni naziv komitenta (do 40 znakova), koji se koristi interno u svim aplikacijama ovog paketa, kod izbora komitenata i u fiterima. Mora biti jedinstven za svakog komitenta. 

Interni i pun naziv ponekad dovode do zabune, pa da bolje razjasnimo:

Dešava se da dve organizacije nose potpuno isti naziv (dve firme u različitoj delatnosti u istom gradu ili dve firme sa istom delatnošću u različitim gradovima). Uzmimo za primer da postoje ugostiteljska preduzeća "Panorama" u Valjevu i Kragujevcu i da pun naziv njihovih firmi glasi "Ugostiteljsko preduzeće Panorama D.O.O". Za oba preduzeća treba uneti isti pun naziv. Ali interni naziv mora biti različit, pa će to biti npr. "Panorama Valjevo" i  "Panorama Kragujevac".

4. mesto, poštanski broj i poštanski fah - mesto se bira iz padajuće liste područja

5. fax

6. e-mail - na unet e-mail možete automatski iz programa slati ponude, fakture i IOS. Da biste iskoristili ovu mogućnost, morate imati na tom računaru instaliran program za elektronsku poštu i pristup internetu. Kad pošaljete poštu iz našeg programa, e-mail program vodi dalje brigu o toj poruci.

7. tekući račun - jedan od najbitnijih podataka o komitentu, jer je u nekim dokumentima (npr. u finansijskoj operativi) omogućeno pretraživanje komitenta po računu. Tekući račun, koji se unosi  mora biti jedinstven za svakog komitenta. Jedan komitent može imati i više tekućih računa, koji se tada unose u listiću <<Računi>>. U tom slučaju, jedan od njih mora se proglasiti glavnim ("štikliranjem" polja "Glavni"), što znači da će se taj račun prikazivati u dokumentima i izveštajima za tog komitenta (onih koji sadrže ovaj podatak)

8. pravno / fizičko lice - podatak koji služi samo za filtriranje određenih izveštaja

9. povezanost (interni / ostali) - interni su oni komitenti koji predstavljaju povezana pravna lica. Npr. ako se vaša firma nalazi u okviru holding kompanije, ostale članice holdinga su sa vama povezana pravna lica. I ovaj podatak služi samo za filtriranje određenih izveštaja.

10. proizvođač - u evidenciji artikala omogućeno je da se za svaki artikal unese i proizvođač. Da bi se proizvođač dodelio artiklu, moraju se podaci o proizvođaču uneti u evidenciju komitenata i "štiklirati" ovo polje. Samo komitenti koji su označeni kao proizvođači nude se za povezivanje sa artiklima.

11. zbirni komitent za fizička lica - u nekim aplikacijama paketa omogućeno je automatsko generisanje faktura na osnovu drugih dokumenata. Npr. iz evidencije primljenih zahteva za izvršenje usluga u aplikaciji proizvodnje, mogu se formirati fakture po svakom pojedinačnom zahtevu ili zbirno za izabrane  zahteve. Ako su zahteve ispostavila fizička lica, moguće je formirati jednu zbirnu fakturu za sve njih. Ta faktura glasiće na jednog komitenta, koji se koristi kao "zbirni komitent za fizička lica", ali da bi aplikacija kod formiranja fakture "znala" kojeg komitenta da upiše u tu fakturu, jedan od komitenata treba da ima označeno ovo polje.           

12. centrala -  svaka firma ima neku organizacionu strukturu, tj. podeljena je na više organizacionih jedinica. U poslovnom paketu je za vašu firmu omogućeno formiranje hijerarhijske organizacione strukture sa proizvoljnim brojem nivoa podređenosti. Kod komitenata je povezanost ostvarena drugačije. Ukoliko želite da evidentirate pojedinačne organizacione jedinice nekog komitenta, svaka se od njih unosi kao poseban komitent. Međutim, jedna od njih će biti "glavna", odnosno "centrala", a sve druge biće vezane na nju. Dakle, na svakoj od podređenih organizacionih jedinica tog komitenta, treba da u polje "Centrala" upišete naziv centrale. Upisivanje centrale vrši se pritiskom na dugme +, koji otvara prozor za izbor komitenta koji predstavlja centralu. Brisanje centrale vrši se dugmetom -.

13. dugme <<Magacin>>  Ovo se koristi kada vaša firma daje robu nekome u komisionu prodaju. Ta je roba i dalje vaša, i treba da vodite robnu evidenciju. U tom slučaju se za tog komitenta formira poseban magacin i roba se prebacuje iz nekog od vaših u ovaj magacin, gde se evidencija vodi dalje, sve dok roba ne bude prodata ili vraćena. Formiranje ovakvog magacina može se uraditi u prozoru za organizacione jedinice, ali kada se često pojavljuju novi komitenti kojima dajete robu na komisionu prodaju, onda otvaranje novih magacina može biti zamoran posao, pa se ovim dugmetom omogućava da to uradite na jednostavan način.

- Ostalo: 

1. Matični broj / Pasoš - u ovo polje se upisuje matični broj firme ili broj pasoša (ako je u pitanju fizičko lice)

2. Registarski broj u sudu

3. PIB / JMBG - za upis PIB-a (za firmu) ili JMBG-a (za fizičko lice)

4. ID poreskog obveznika - PDV broj

5. JBBK - jedinstevni broj budžetskog korisnika (za budžetske firme)

6. tip cenovnika - koji se tip cenovnika primenjuje za ovoa kupca/dobavljača

7. napomena - napomena za komitenta

8. delatnost - šifra delatnosti

9. GLN - global location number

Zatim je moguće označiti da li je komitent inicialno kupac ili dobavljaš, popuniti mu odgovarajuće uslove plaćanja koje mu odobravamo i još neke dodatne manje bitne podatke

- Lica:

U ovom listiću se unose lica za kontakt za ovog komitenta (sa mogućnošću unosa funkcije koju obavlja u firmi)

Postoje i listići za unos dodatnih podataka: slobodne kolone, limit komitenta, agenti prodaje koji rade sa komitentom, pripradnost nekoj definisanoj klasifikaciji i slično.

Podatke o nekom komitentu je moguće preuzeti sa sajta NBS klikom na dugme <<Podaci o komitentu>>:

 

Analitike

Do prozora za definisanje analitika dolazi se iz opcija glavnog menija programa "Osnovne tabele" putanjom Tabele>Otvori>Opšti podaci>Analitike ili klikom na odgovarajuću ikonu glavnog toolbar-a.

Analitike predstavljaju atribute koji se vezuju za određeni konto glavne knjige a po kojima će se kasnije dobijati različiti pregledi.Program daje mogućnost definisanja analitike za: agente, građevinske objekte, komitente, organizacione jedinice, osnovna sredstva, područja, radnike, sistem proizvoda, lokaciju firme i troškove proizvodnje. U zavisnosti od potrebe i organizacije svakog preduzeća moguće je i definisanje drugih analitika. Analitike se koriste pri izradi faktura ukoliko postoji potreba za dodatnim evidencijama troškova i prihoda, zatim u finansijskoj operativi pri unošenju izvoda i kod izrade naloga blagajne i u finansijskom knjigovodstvu za knjiženje.

Zasivljene analitike se ne mogu menjati, jer su unete u okviru posebnih prozora za njihovo definisanje.

 

Delatnosti

Do ovog prozora aplikacije "Opšti podaci" dolazi se iz opcija glavnog menija programa "Osnovne tabele" putanjom Tabele>Otvori>Opšti podaci>Delatnosti  .

Ovaj deo je bitan pri unosu komitenata (Tabele>Otvori>Opšti podaci>Komitenti) ukoliko se želi imati dodatna informacija o tome kojom se delatnošću bavi komitent. Unosi se šifra i naziv delatnosti, a zatim se pri unosu komitenta u  delu koji se odnosi na ostale podatke pri definisanju iz dropdown (padajućeg) menija u polju delatnost bira odgovarjuća delatnost za komitenta koji se trenutno unosi. 

 

Finansije

Valute

Do prozora za definisanje valuta dolazi iz opcija glavnog menija programa "Osnovne tabele" , na sledeći način Tabele>Otvori>Finansije>Valute ili klikom miša na odgovrajuću ikonu glavnog toolbar-a.

Prozor za valute predstavlja jedinstvenu evidenciju svih svetskih valuta. U njemu su sadržane sve valute koje je registrovala Narodna Banka Srbije. Date valute koristimo pri kreiranju kursne liste i prilikom unosa dokumenata. Jedna valuta se označava kao glavna i ona predstavlja knjigovodstvenu valutu te baze podataka. Za našu zakonsku regulativu to je dinar.

 Opis pojedinih podataka :

1. Matična država - država iz koje valuta potiče

2. Oznaka - oznaka valute koju koristi firma

3. ISO kod - oznaka valute po ISO standardu

4. Bankovna oznaka - oznaka valute po Narodnoj Banci Srbije

5. J.Mere - jedinica mere po kojoj će se voditi valuta 

6. Format - format ispisa date valute u različitim izveštajima (broj decimalnih mesta, korišćenje zareza, odvajanje na po tri grupe brojeva itd.)

7. Naziv  - naziv valute koji koristi firma

8. Službeni naziv - naziv valute po Narodnoj Banci Srbije

9. Rod imenice - koristi se pri kreiranju različitih izveštaja. Može imati vrednosti muški ili ženski rod.

10. Jedan, dva, pet - stavljanje u odgovarajući padež broja zbog izveštaja

11. Glavna - ako se popuni ova kućica ta valuta postaje glavna knjigovodstvena valuta

12. Denominacija - sastoji se iz polja datuma kada je denominacija nastala i iznos nove vrednosti valute

13. Zemlje - zemlje u kojima je data valuta važeća

 

Sredstva plaćanja

Do ovog prozora se dolazi iz glavnih opcija menija programa na sledeći način: Tabele>Otvori>Finansije>Sredstva plaćanja.

Ovaj prozor služi za unošenje vrsta sredstava plaćanja (njihove šifre, naziva i finansijske institucije koja može izdati određena sredstva plaćanja, načina unosa) kao iz za definisanje načina kontiranja određenog sredstva plaćanja. Potreba dodatnog kontiranja određenih  sredstava plaćanja javlja se u preduzećima koja žele evidenciju i knjiženje pojedinačno po sredstvima plaćanja i koja imaju uplate pazara. Za svako sredstvo plaćanja unose se sledeći podaci: valuta u kojoj se želi prikazati, konto blagajne koji se odnosi na zbirni konto za to sredstvo plaćanja, analitika blagajne, konto prihoda koji se odnosi na konto tekućeg računa na koji se uplaćuje pazar, analitika prihoda, konto prelaza koji predstavlja konto na kome se nalaze iznosi sredstava plaćanja dok se ne realizuje njihovo prebacivanje na tekući račun, analitika prelaza. Unos podataka je olakšan korišćenjem padajućeg menija u kojima je ponuđen izbor finansijskih institucija, vrsta analitika u smislu da li je obavezna i sl.

 

Svrhe transakcija

Do ovog dela logičke celine "Finansije" dolazi se iz opcija glavnog menija programa "Osnovne tabele", na sledeći način Tabele>Otvori>Finansije>Svrhe transakcija.

Ovaj prozor služi za pregled specifikacije sredstava plaćanja po šiframa koje je propisao zakonodavac i nazivu transakcije. Ove svrhe transakcija se koriste u aplikacijama Finansijska operativa i Finansijsko knjigovodstvo.

 

Kontni plan

Do ovog dela dolazi se iz opcija glavnog menija programa na sledeći način Tabele>Otvori>Finansije>Kontni plan ili klikom miša na odgovarajuću ikonu glavnog toolbar-a.

Kontni plan se unosi pre kreiranja i upotrebe Glavne knjige. U kontnom planu zapisujemo konta, i knjižna i ona na koja se ne knjiži (klase, grupe, sintetika). Izbor dužine analitičkih konta može se kretati u rasponu od 4 do 16 cifara. Preporučljivo je da imaju jednaku dužinu.

Unose se sledeći podaci: konto - šifra konta, naziv konta, čekira se da li je knjižni konto, ukoliko se želi unosi se analitika odn. atribut za koji se želi vezati određeni konto, valuta veze (ukoliko se želi vođenje konta u nekoj od svetskih valuta paralelno).

Klikom na dugme <<Analitika>> dobija  se prozor u kome je moguće uneti analitike - atribute po kojima će se dobijati izveštaji za određeni konto. Polje za čekiranje OS služi, ukoliko je čekirano, da bi se u narednu poslovnu godinu prenele otvorene stavke za datu analitiku, u suprotnom će biti prenet samo saldo. Polje za čekiranje P se koristi ako postoji više analitika i služi da se da prioritet određenoj analitici pri štampanju analitičkih kartica. Moguće je definisati redosled za unos analitika i incijalnu vrednost koja će prilikom knjiženja biti popunjena za određenu vrstu analitike.

 

Amortizacione stope 

Do ovog prozora dolazi se iz opcija glavnog menija programa "Osnovne tabele", na sledeći način Tabele>Otvori>Finansije>Amortizacione grupe.

Amortizacione grupe definisane su zakonom i koriste se u radu sa programom Osnovna sredstva.

 

Revalorizacioni koeficijenti

Do ovog prozora se dolazi iz opcija glavnog menija programa "Osnovne tabele" , na sledeći način Tabele>Otvori>Finansije>Revalorizacioni koeficijenti.

U njemu se unose zakonom propisane vrste revalorizacionih koeficijenata, koji se koriste u radu sa programom Osnovna sredstva, kao i njihove promene, mogu se izračunati revalorizacioni koeficijenti za određeno osnovno sredstvo i za određeni datum.

 

Kamatne stope

Do ovog prozora se dolazi iz opcija glavnog menija programa "Osnovne tabele", na sledeći način Tabele>Otvori>Finansije>Kamatne stope ili klikom na odgovarajuću ikonu glavnog toolbar-a.

U njemu se unose: vrsta kamatne stope (šifra, naziv, tip - složeni kamatni račun, prost  kamatni račun, indeks) kao i datum njihove promene sa procentom i naznakom da li se radi o dnevnoj, mesečnoj ili godišnjoj stopi. Ovi podaci se koriste pri obračunu kamata na sporna i zakasnela dugovanja  i potraživanja u programu Finansijska operativa. Takođe je moguće, uz pomoć kalkulatora kamatnih stopa, izračunati kamatnu stopu ukoliko dođe do prekoračenja datuma kada treba izmiriti određenu obavezu preduzeća prema komitentima ili komitenata prema preduzeću.

 

Dažbine

Do ovog prozora se dolazi iz opcija glavnog menija programa "Osnovne tabele", na sledeći način Tabele>Otvori>Finansije>Dažbine ili klikom miša na odgovarajuću ikonu glavnog toolbar-a.

U ovom prozoru se unose tarife sa svojim šiframa, nazivom i oblašću poslovanja u kojoj se primenjuju, promene tarifa sa datumom i područjem važenja, stope i način obračuna (naziv dažbine, procenat, polja za čekiranje N - odnosi se na to da li se ovaj porez naplaćuje ili će samo bitit iskazan na dokumentu na koji se odnosi i PP -  koje se odnosi na to da li je to preneti porez, na koji se tekući račun uplaćuje i kod koje ustanove, kakva je osnovica, ko uplaćuje, i procenat oslobođenja od poreza za artikle za koje je država propisala da su delimično oslobođeni poreza). Podaci ovde unešeni se koriste u različitim delovima poslovnog paketa "Business Art", odnosno učestvuju u kreiranju različitih dokumenata i izveštaja u programima: Finansijska operativa, Trgovina i Obračun zarada. U svakom programu je moguće vršiti definisanje i izmenu onih dažbina koje pripadaju oblasti poslovanja za koju je program namenjen.

Klikom na dugme <<Dažbine>> otvara se prozor za unos dažbina sa poljima: šifra, naziv, vrsta dažbine, osnovica na koju se dažbina obračunava koja se definiše pri definisanju vrsta dažbina. Postoji i polje za čekiranje po opštini koje treba da bude čekirano ukoliko se data dažbina odnosi na određenu opštinu.

 

Poreski periodi

Do prozora za definisanje poeskih perioda se dolazi iz opcija glavnog menija programa "Osnovne tabele" , na sledeći način Tabele>Otvori>Finansije>Poreski period.

Podaci koji su ovde unešeni se koriste u različitim delovima poslovnog paketa "Business Art". Oni učestvuju u kreiranju dokumenata i izveštaja u prozorima:

"Finansijske knjige", "PDV obrasci" u Finansijskoj operativi i prilikom unosa prodajnih dokumenata u odgovarajućim prozorima aplikacije "Trgovina".

Poreski period se definiše unosom datuma početka i završetka perioda, kao i srazmere odbitka ulaznog PDV-a. Da bi se završeni poreski period zaštitio od izmena (posle predavanja poreske prijave) moguće je zaključati poreski period čime se zabranjuje izmena dokumenata koji su vezani za ovaj poreski period.

Moguće je automatski kreirati sve poreske periode za tekuću godinu u zavisnosti od toga da li ste mesečni ili tromesečni poreski obveznik.

 

Carinske tarife

Do prozora za unos cariskih tarifa se dolazi iz opcija glavnog menija programa "Osnovne tabele" na sledeći način Tabele>Otvori>Finansije>Carinske tarife.

Unosi se tarifni broj, tarifna oznaka, grupa proizvoda za koje se unosi carinska tarifa, oblik uvoza, oblik izvoza, jedinica mere, i važeća stopa.

Postoji filter uz pomoć koga je moguće, unošenjem različitih kriterijuma pretraživanja (po tarifnom broju, tarifnoj oznaci, datumu ili naimenovanju za određenu carinsku tarifu) dobiti selektovane podatke po datom filteru.

Podaci koji se ovde unose koriste se u preduzećima koja se bave uvozom i izvozom određenih vrsta roba i upotrebljavaju se u aplikaciji Trgovina.

 

Vrste zavisnih troškova

Do ovog prozora se dolazi iz opcija glavnog menija programa "Osnovne tabele" na sledeći način Tabele>Otvori>Finansije>Vrste zavisnih troškova.

Ovaj prozor služi za unos zavisnih troškova koji se  kasnije obračunavaju na nabavnu cenu, a zatim dodaju na cenu nabavke prilikom obračunavanja ulazne kalkulacije sa zavisnim troškovima nabavke robe.

Moguće je i definisanje načina knjiženja zavisnih troškova uz navođenje: vrste dokumenta, konta, definicije da li je taj konto dugovni ili potražni, analitike ukoliko se želi prikaz ovih troškova u određenim pregledima, protivkonta i njegove analitike.

 

Cenovnici

Do prozora za definisanje cenovnika se dolazi iz opcija glavnog menija programa "Osnovne tabele" na sledeći način Tabele>Otvori>Finansije>Cenovnici ili klikom na odgovarajuću ikonu glavnog toolbar-a.   

U gornjem delu prozora nalazi se filter za definisanje kriterijuma pretraživanja (po organizacionim jedinicama, za određeni period, po određenoj valuti, po vrsti prikaza u zavisnosti da li se žele videti cene ili njihove korekcije, po grupi artikala, tipu - u zavisnosti da li se žele videti cenovnici dobavljača, cenovnici po grupama proizvoda i sl). Treba napraviti razliku između internih i cenovnika komitenata. Interni cenovnici predstavljaju cenovnike preduzeća prema kupcima, dok Cenovnici komitenata predstavljaju cenovnike dobavljača i mogu se povezivati sa ulaznim kalkulacijama. U ovom delu moguće je klikom miša na dugme <<Pregled>> dobiti pregled svih cenovnika ili onih za koje smo definisali ogovarajuće kriterijume. 

Klikom na dugme <<Generiši>> dobija se isti cenovnik kao što je onaj koji smo upravo odabrali u pregledu cenovnika, tako da ga možemo menjati. 

Klikom na dugme <<Iz datoteke>> moguće je iz uvesti cenovnike u bazu podataka iz tekstualne datoteke koja ima precizno definisan format. 

Klikom na dugme <<Tipovi>> mogu se videti svi tipovi cenovnika koje smo definisali ili definisati novi tipovi (ukoliko želite da vodite cenovnike po dobavljačima, po vrstama artikala i sl). 

Polje bazna valuta - potrebno je u slučaju da za određeni artikal postoji jedan cenovnik u jednoj valuti, a preduzeće ima potrebu za izradom dokumenata u različitim valutama pa se definisanjem ove osnovne valute postiže preračunavanje u tu valutu svih iznosa koji su unešeni u nekoj drugoj valuti. S druge strane moguće je definisati, pri samom unosu cenovnika, više cenovnika za iste artikle ali sa cenama u različitim valutama, tako da pri unosu stavki određenog dokumenta cenu datog artikla možemo vezati za cenu iz željenog cenovnika.

U polju kurs - se unosi kurs po kome će se cena iz cenovnika preračunati u cenu u datom dokumentu u kome se unosi određeni artikal, naravno ako su u pitanju različite valute.

Polje UB - služi da bi se potvrdila opcija koja određuje da će se uvek koristiti bazna valuta

Polje popuniti cenu - polje koje pri ažuriranju cenovnika iz kalkulacija cena služi da se odredi iz kog polja će se vući cena, odnosno da li će se vući nabavna cena, cena sa porezom, veleprodajna cena i sl.

Polje cenovnik komponenti - služi da (ukoliko postoji receptura za određeni artikal) se naznači da će se cene tih artikala vući iz cenovnika komponenti i dodeljivati artiklu za koji smo kreirali recepturu.

Polje grupa artikala - služi da bi se povezala određena grupa artikala sa datim tipom cenovnika.

Pri definisanju tipova cenovnika nekada je potrebno formirati cenu odgovarajućeg proizvoda na osnovu cena koje se formiraju za dodatne zahteve a koji se odnose na proizvod o kome je reč. Pri definisanju korekcije cene unosi se: opis korekcije, jedinica mere, osnov korekcije i redosled po kojem će se korekcija uzimati u obzir pri izračunavanju ukupne cene proizvoda.

 

Kursna lista

Do ovog prozora dolazi se iz opcija glavnog menija "Osnovne tabele" putanjom Tabele>Otvori>Finansije>Kursna lista ili klikom miša na odgovarajuću ikonu glavnog toolbar-a.

Kursna lista se koristi za rad sa cenovnicima, fakturama koje se vezuju za kurs određenog datuma odnosno za potraživanja i dugovanja prema komitentima kao i za različite preglede u drugim programima poslovnog paketa "Business Art". Unose se sledeći podaci koji definišu kursnu listu: naziv zemlje, valuta, bankovna oznaka i za koliko novčanih jedinica važi, zvanični, srednji, kupovni, šticovani kurs; kurs određenih banaka, stimulans za otkup kao i datum za koji se kurs unosi.

Klikom mišem na dugme <<Pročitaj kursnu listu>> može se videti neka već postojeća kursna lista, klikom mišem na dugme <<Preračunata kursna lista>> dobija se kursna lista na određeni dan za određenu valutu. Kod preračunavanja iz nominalne valute u knjigovodstvenu (glavnu) valutu vrši se prema zvaničnom srednjem kursu, a ostali kursevi služe za određene specifične preglede, klikom mišem na dugme <<Generiši kursnu listu>> program daje tabelarni prikaz svih valuta sa mogućnošću definisanja nove kursne liste.

Kursnu listu je moguće i učitati sa sajta Narodne banke Srbije. Potrebno je sa sajta NBS preuzeti ASCII datoteku sa kursnom listom na izabrani datum i taj fajl potom učitati u bazu podataka.

Artikli i usluge

Jedinice mera

Do prozora u kom su definisane glavne svetske jedinice mera dolazi se iz opcija glavnog menija programa "Osnovne tabele" putanjom Tabele>Otvori>Artikli i usluge>Jedinice mera ili klikom na odgovarajuću ikonu glavnog toolbar-a.

U ovom prozoru moguće je izlistati sve definisane jedinice mera, a moguće je definisati i sopstvene ukoliko postoji potreba (npr. robu prodajete u specifičnim pakovanjima koje želite da sami imenujete). Definisan je odnos za svaku jedinicu prema osnovnoj jedinici mere, a moguće je i izvršiti i njihov preračun.

 

Dodatne osobine

Do ovog prozora dolazi se iz opcija glavnog menija programa "Osnovne tabele" putanjom Tabele>Otvori>Artikli i usluge>Dodatne osobine

On služi za definisanje dodatnih osobina artikala ukoliko se želi dodatna evidencija količina proizvoda ili se žele pregledi magacinskih kartica po ovim dodatnim osobinama. Ove dodatne osobine nemaju uticaja na knjigovodstvo.

Unose se: naziv i tip dodatne osobine, kao i vrednost osobine.

Primer:

Ako se preduzeće bavi prodajom odevnih predmeta za praćenje stanja mogu biti važne dodatne osobine kao što su: boja, veličina, serija i sl.

 

Boje

Do ovog prozora dolazi se iz opcija glavnog menija programa "Osnovne tabele", na slede}i na~in Tabele>Otvori>Artikli i usluge>Definisanje boja i u njemu se definišu boje koje će se koristiti pri definisanju dodatnih osobina artikala po kojima je kasnije moguće voditi magacinske kartice artikala. Ovim bojama moguće je i posebno označiti raziličite vrste obračuna u programu za obračun zarada.

 

Faze proizvodnje

Do ovog prozora se dolazi iz opcija glavnog menija programa "Osnovne tabele" putanjom Tabele>Otvori>Artikli i usluge>Faze prizvodnje i u njemu se definišu faze proizvodnje koje će se koristiti pri izradi gotovih proizvoda i poluproizvoda u programu Proizvodnja.

Artikli

Do prozora za definisanje artikala se dolazi iz opcija glavnog menija programa "Osnovne tabele" putanjom Tabele>Otvori>Artikli i usluge>Artikli ili klikom mišem na odgovarajuću ikonu glavnog toolbar-a.

Prozor je podeljen u nekoliko delova.

U prvom delu nalazi se filter za već unešene podatke po određenim kriterijumima kao što su : šifra, naziv, grupa, barkod, proizvođač, paralelna šifra, naziv u kasi i sistem proizvoda. Postoji i polje za čekiranje artikala koji nigde nisu korišćeni (postavlja kriterijum za prikaz onih artikala koji nisu upotrebljeni i mogu da se obrišu iz baze podataka). Opcija "Samo artikli sa recepturom" postavlja kriterijum za prikaz samo onih artikala koji imaju recepturu, a opcija "Prikaz recepture" otvara listu u desnom delu prozora u kojoj se prikazuje receptura izabranog artikla.

U drugom delu su dugmići koji otvaraju posebne prozore za definisanje dodatnih parametara. Dugme <<Pregled>> izlistava sve artikle koji zadaovoljavaju kriterijume izabrane u filteru.

U trećem delu je spisak izlistanih artikala, dok se u donjem, poslednjem delu nalaze listići za unos i izmenu pojedinih podataka jednog artikla.

Listić <<Artikal>>

Ovo je listić sa osnovim podacima među kojima su:

1. Šifra artikla - koja nije obavezan podatak, ali ako se unese mora biti jedinstvena

2. Naziv artikla - obavezan i jedinstven

3. Naziv artikla u kasi - naziv po kom će artikal biti unet u fiskalnu kasu

4. Jedinica mere - obavezan podatak

5. Barkod - neobavezan podatak, ali jedinstven

6. Grupa artikala  - grupa kojoj artikal pripada

7. specifična težina

8. Osnovni artikal - za dodatno grupisanje određenog broja artikala

9. Osnovno pakovanje - definiše se u slučaju da se artikal prodaje u komadu, ali želite da imate oznaku težine tog pakovanja

10. Transportno pakovanje - definiše se za potrebe planiranja transporta artikala (ako se artikal isporučuje u nekom većem pakovanju koje sadrži više osnovih)

11. Masa neto i bruto - za definisanu jedinicu mere

12. Sistem proizvoda

13. Transportni gabariti (masa, dimenzija i sl.)

Listić <<Komercijala>>

1. Maloporadjna i veleprodajna tarifa

2. Maloprodajna i veleprodajna marža

3. Minimalna i maksimalna količina na zalihama

4. Količina za dopunu

5. Minimalna količina za trebovanje

6. Garanti rok

7. Rok trajanja itd.

Listić <<Ostalo>>

1. Proizvođač

2. Uvoznik

3. Carniska tarifa

4. Zemlja porekla i zemlja uvoza

5. Standrard, kataloški broj, lokacija...

Listić <<Opis>>

Tekstualni opis artikla

Listić <<Sastav>>

Za unos sirovinskog sastava artikla i recepture za artikal koji se proizvodi.

Klikom na dugme <<Receptura>> otvara se prozor za unos recepture za proizvodnju artikla.

Listić <<Svojstva>>

Za unos dodatnih svojstava artikala (uz mogućnost kopiranja svojstava sa jednog na drugi artikal)

U prozoru postoje i dodatni listići za posebne potrebe nekih korisnika: vođenje paralelnih šifarnika, unos slike artikla, vođenje evidencije o kontroli kvaliteta, održavanju odevnih artikala, praćenje kanala prodaje i obračuna dodatnih npr. ekoloških taksi za neke artikle.

Klikom na dugme <<Svojstva>> otvara se prozor za definisanje dodatnih svojstava artikala. U tom prozoru se prvo definiše tip svojstva, zatom svojstvo, a zatim i spisak mogućih vrednosti svojstava za opciju diskretnih vrednosti.

Pri definisanju tipova svojstava pored definisanja da li je to opisno ili numeričko polje treba navesti i koje vrednosti će uzimati taj tip svojstva: konstanta - svojstvo će uvek imati jedinstvenu vrednost i neće se pojavljivati u svojstvima artikla, ali će se uzimati u obzir u računanju za recepturu proizvoda, za opciju diskretne - svojstvo može imati više vrednosti koje se definišu u donjem prozoru, zatim kontinualne i niz vrednosti - svojstvo može imati više vrednosti koje se unose u posebnom prozoru koji se dobija klikom na dugme iz prozora za karakteristike proizvoda prilikom unosa recepture.

Klikom na dugme <<Sirovine>> otvara se prozor za definisanje sirovina iz kojih se artikli sastoje i koriste se opisno pri kreiranju deklaracija za određeni artikal.

Klikom na dugme <<Popust>> otvara se prozor za definisanje popusta koji mogu biti količinski i datumski (postoje još neki tipovi, ali su oni kreirani za pojedinačne korisnike). Popusti se definišu za jedan artikal ili celu grupu. Moguće je definisati i Uslove plaćanja. 

Klikom na dugme <<Dimenzije>> dobija se prozor za definisanje dimenzija koje se odnose na neki artikal sa vrednostima i jedinicama mere.

Klikom na dugme <<Artikli u magacinu>>  ažuriraju se podaci koji su čekirani u selektovanim magacinima.

Klikom na dugme <<Test formule>> otvara se prozor u kome je moguće proveriti formule iz kojih se sastoji receptura za određeni artikal.

Dugme <<Min/Max količine>> otvara prozor za automatsko postavljanje minimalnih i maksimalnih količina na zalihama za pojedine artikle. Za sada je dostupan samo kriterijum ažuriranja ovih količina na osnovu najveće mesečne prodaje u zadatom periodu. U filteru se zadaje period u kojem će biti izračunata prodaja po mesecima i grupa artikala (neobavezno) i na osnovu tih podataka se formira pregled. Ostale opcije služe za podešavanje ažuriranja: izbor za ažuriranje samo minimalne, samo maksimalne ili obe količine, da li se ažuriraju i artikli koji nisu selektovani (postavljaju se na nulu) ili se ne ažuriraju i koeficijenti kojima će biti pomnožena najveća mesečna prodaja da bi se formirala minimalna, odnosno maksimalna količina.

Pozivanjem pregleda dobija se izveštaj o prodaji po mesecima. U pregledu treba selektovati artikle za koje se žele  ažurirati minimalne i maksimalne količine i dugmetom <<Ažuriraj>> ove količine će biti upisane u izabrane artikle. 

Uz polja za unos minimalne i maksimalne količine na artiklima nalazi se po jedno dugme, koje otvara mali prozor sa informacijom o kriterijumu i koeficijentu koji su poslednji put primenjeni za formiranje minimalne, odnosno maksimalne količine na zalihi.

 

Grupe artikala

Do ovog prozora se dolazi iz opcija glavnog menija programa "Osnovne tabele" putanjom Tabele>Otvori>Artikli i usluge>Grupe artikala ili klikom mižem na odgovarajuću ikonu glavnog toolbar-a.

U ovom prozoru omogućeno je unošenje grupa artikala. U preduzećima često postoji potreba za zbirnim pregledima određenih artikala koji, iako različiti, po određenom kriterijumu, pripadaju istoj grupi, zatim za formiranjem magacinskih dokumenata, dokumenata komercijale u kojima učestvuju artikli iz pojedinih grupa i sl.

Ovaj prozor se sastoji iz nekoliko delova. 

Prvi deo služi za unos grupa artikala u smislu uređenja (unos, menjanje naziva, ubacivanje podnivoa odn.podgrupa, brisanje određenih grupa...). 

U drugom delu se unose podaci za konkretnu grupu koju unosimo u datom momentu ili koju smo već uneli i to: naziv, šifra, konto zaliha - čiji je izbor olakšan uvođenjem drop-down menija sa spiskom svih konta, garantnog roka, način zaokruživanja kalkulisane cene - da li se nasleđuje iz nadgrupe, da li je to cena trenutne zalihe, poslednja cena zalihe ili pak tržišna cena.

U trećem delu se unose artikli koji će pripadati novoformiranoj grupi artikala ili se može videti pregled artikala za grupe koje su već unešene. Novi artikli se dodaju grupi tako što se izaberu artikli koji ne pripadaju nijednoj grupi, a zatim se klikne na dugme <<Dodaj grupi>>. Izbacuju se klikom na dugme <<Izbaci iz grupe>>.

Takođe grupa može imati određene osobine koje se mogu izabrati u prozoru koji se otvara duplim klikom na levi taster miša. Moguće je klikom na dugme <<Iniciraj>> učitati sve osobine koje može imati određena grupa artikla, a koje smo naveli pri definisanju dodatnih osobina artikala. Klikom na dugme <<Potvrdi>> potvrđuje se odabir određene osobine, klikom na dugme <<Odustani>> prekida se operacija odabiranja, klikom na dugme <<Ubaci>> može se, ukoliko se želi, ubaciti nova osobina, klikom na dugme <<Izbaci>> se ona izbacuje, klikom na dugme <<Snimi>> se snima određeni izbor osobina.

Na potpuno isti način je moguće za određenu grupu artikala definisati i određena svojstva, tako što se najpre izabere opcija "svojstva" a zatim duplim klikom na već unešena svojstva otvori prozor za dodavanje novih ili brisanje.

Ukoliko se radi o proizvodnom procesu moguće je čekiranjem polja pod. proizvodnje uneti za određeni artikal koji učestvuje u proizvodnom procesu: organizacionu jedinicu u kojoj se proizvodi, magacin u koji se smešta artikal posle završene faze proizvodnje, vrsta radnog naloga, dimenzije artikla, oznaka, jedinica mere, procenat kala u proizvodnji. Postoji i polje za čekiranje da li za taj artikal postoji krojna lista npr. kod izrade različitih vrsta prozora (sa otvaranjem na različitu stranu, dvoslojni, različitih dimenzija i sl.).

Iz ovog  dela moguće je za artikle koji učestvuju u procesu proizvodnje klikom na dugme <<Recepture>> sastaviti recepturu za proizvodnju određenog artikla.             

Klikom na dugme <<Test formule>> se vrši provera postojećih formula za recepture artikala koji pripadaju određenoj grupi.

 

Šifarnici artikala

Do ovog prozora se dolazi iz opcija glavnog menija programa "Osnovne tabele" putanjom Tabele>Otvori>Artikli i usluge>Šifarnici artikala.

On služi za unošenje šifarnika artikala (kako bi se uskladile naše šifre i šifre dobavljača ili proizvođača ili preveli nazivi artikala na drugi jezik). Unose se: tipovi šifarnika uz evidenciju da li se radi o dobavljaču ili proizvođaču, šifarnici kao i artikli koji u šifarniku učestvuju (osnovna šifra,  osnovni naziv, šifra i naziv artikla u šifarniku komitenta).

 

Artikli u magacinu

Do ovog prozora se dolazi iz opcija glavnog menija programa "Osnovne tabele" putanjom Tabele>Otvori>Artikli i usluge>Artikli u magacinu.

U ovom prozoru moguće je videti pregled svih magacina i pregled artikala u tim magacinima. U pregledu magacina moguće je promeniti njihove parametre kao i opis artikala koji se u tom magacinu nalaze (jedinicu mere, maloprodajni porez, veleprodajni porez, maloprodajnu maržu, veleprodajnu maržu, kalo, period kala, minimum na zalihama, maksimum na zalihama, dopunu količine...). U pregledu artikala koji se nalaze u nekom magacinu moguće je njihovo brisanje dok je unos novih artikala moguć ukoliko se čekira polje ostali artikli i onda izvrši izbor artikala koji će se uneti u magacin.

Važno je prilikom unosa artikla dodati artikal u odgovarajući magacin (ili više njih), a prilikom svake izmene bitnih podataka izvršiti ažuriranje podataka za artikal u magacinu.

 

Usluge

Do ovog prozora se dolazi iz opcija glavnog menija "Osnovne tabele" putanjom Tabele>Otvori>Artikli i usluge>Usluge ili klikom mišem na odgovarajuću ikonu glavnog toolbar-a.

Ovaj prozor služi za definisanje usluga koje preduzeće nudi svojim korisnicima i sastoji se iz tri dela.

U prvom delu nalazi se filter uz pomoć koga se mogu dobiti pregledi usluga po različitim kriterijumima: šifra, naziv i grupa.  Pregled se dobija klikom na dugme <<Pregled>>.

Drugi deo prozora za usluge služi za pregled postojećih usluga kao i svih pratećih podataka, ali i za unos novih usluga. 

Treći deo prozora za usluge služi za pregled i unos podataka vezanih za konkretnu uslugu. U ovom delu nalaze se sledeći listići:

Listić <<Usluga>> obuhvata unos sledećih podataka: šifre usluge, naziva usluge, jedinice mere po kojoj će se usluga izvršiti (nije obavezan podatak), porez koji se uračunava u cenu usluge, garantni rok koji važi za određenu uslugu, grupa kojoj usluga pripada.

Listić <<Opis>> služi za širi opis usluge ukoliko postoje neke specifičnosti.

Klikom na dugme <<Receptura>> otvara se prozor za definisanje recepture iz kojih se usluga odn. radnji sastoji usluga koju smo uneli kao i šta je još potrebno od artikala da bi usluga bila kompletna. 

Ovaj prozor u sebi sadrži filter uz pomoć koga se može dobiti pregled recepture za određeni priozvod ili za određenu uslugu sa dugmadima za prenumeraciju, kopiranje i pregled, deo za  zbirni pregled i unos određenih sastavnih činilaca neke usluge. 

Opcija "Samo usluge sa recepturom" postavlja kriterijum za prikaz samo onih usluga koje imaju recepturu. Opcija "Prikaz recepture" otvara listu u desnom delu prozora u kojoj se prikazuje receptura izabrane usluge.

Treći deo ovog prozora služi za unos podataka koji se vezuju za konkretni činilac usluge. U tom delu: 

Listić <<Pozicija>>  služi za unos sledećih polja: redni broj, sastojka koji ulazi u ovu uslugu, količine tog sastojka i jedinice mere (koja se automatski vuče iz definicije određenog sastojka) i grupe kojoj taj sastojak pripada.

Listić <<Troškovi>> služi za unos polja koja će dati informacije o broju radnih časova koji su potrebni za uslugu o kojoj je reč, cena radnog časa kao i način zaokruženja cene koštanja (da li se nasleđuje iz grupe, da li se zaokruživanje vrši na veću ili manju cifru i sl.). 

 

Grupe usluga

Do ovog prozora se dolazi iz opcija glavnog menija programa "Osnovne tabele" putanjom Tabele>Otvori>Artikli i usluge>Grupe usluga ili klikom na odgovarajuću ikonu glavnog toolbar-a .

On služi za definisanje grupa usluga kojima se preduzeće bavi, ukoliko određeni skup usluga može po nekom zajedničkom kriterijumu biti svrstana u određenu grupu. Prozor se sastoji iz nekoliko delova.

Prvi deo služi za ubacivanje novih ili pregled već postojećih grupa usluga, za ubacivanje podgrupa, brisanje grupa i podgrupa...

U drugom delu unose se podaci za konkretnu grupu ili se pregledaju već unešeni podaci. To su: naziv grupe, šifra, garantni rok, organizaciona jedinica koja vrši uslugu, a u zavisnosti od čekiranih polja sa desne strane možete izlistati i menjati osobine grupa, svojstva i faze proizvodnje.

Postoje i polja kojima dobijamo, ukoliko je tako čekirano, pregled usluga koje su već grupisane, odnosno ostalih (negrupisanih) usluga, a moguće je i ne listati ih. Ukoliko želimo u određenu grupu ubaciti novu uslugu to činimo tako što se pozicioniramo na određenu grupu usluga, čekiramo polje koje nam omogućava pregled ostalih usluga i onda klikom na dugme <<Dodaj grupi>> dodamo grupi. Izbacivanje usluge se vrši tako što se najpre obeleži usluga, a zatim se klikom na dugme <<Izbaci iz grupe>> usluga izbacuje iz grupe.

 

Radne operacije

Do ovog prozora se dolazi iz opcija glavnog menija programa "Osnovne tabele" putanjom Tabele>Otvori>Artikli i usluge>Radne operacije ili klikom na odgovarajuću ikonu glavnog toolbar-a.

On služi za unos i pregled radnih operacija koje kasnije učestvuju u fazama proizvodnje. Prozor se sastoji iz tri dela.

Prvi deo sadrži filter uz pomoć koga je moguće dobiti pregled podataka po određenom kriterijumu (šifra, naziv ili grupa). Klikom na dugme <<Pregled>> dobija se pregled svih ili odabranih radnih operacija u drugom delu prozora. 

Treći deo prozora služi za unos podataka za konkretnu radnu operaciju i to: šifra, naziv, jedinica mere, broj radnika koji je potreban za obavljanje određene radne operacije, kvalifikacija koja je potrebna da bi se određena radna operacija obavljala, vreme koje je potrebno po radniku izraženo u radnim časovima, grupa radnih operacija, ukoliko određena radna operacija pripada nekoj od postojećih grupa.

Klikom na dugme <<Pregled sa cenama>> dobija se pregled svih ili odabranih radnih operacija, ali sa cenom radnog časa i ukupnom cenom. 

 

Grupe radnih operacija

Do ovog prozora se dolazi iz opcija glavnog menija programa "Osnovne tabele" putanjom Tabele>Otvori>Artikli i usluge>Grupisanje radnih operacija ili klikom na odgovarajuću ikonu glavnog toolbar-a.

Ovaj prozor se sastoji iz tri dela. Prvi deo služi za unos novih i pregled postojećih grupa radnih operacija kao i za njihovo brisanje.

U drugom delu se unose ili pregledaju podaci za određenu grupu radnih operacija i to: šifra, naziv grupe, dimenzija, oznaka, jedinica mere.

U trećem delu je moguće uz pomoć polja za čekiranje odabrati pregled grupisanih operacija, ostalih operacija ili pogledati opis grupe bes listanja. Ukoliko se želi dodati radna operacija u grupu izabere se spisak ostalih operacija, obeleži ona koju želimo dodati i klikom na dugme <<Ubaci u grupu>> doda u grupu. Izbacivanje radne operacije iz grupe se vrši tako što se pozicioniramo na određenu grupu, i klikom na dugme <<Izbaci iz grupe>> izbaci željena radna operacija.

Dokumenti

Opšte podatke o tipovima i vrstama dokumenata možete pročitati u delu Tipovi i vrste dokumenata.

Tipovi dokumenata

Do ovog prozora se dolazi iz opcija glavnog menija programa "Osnovne tabele" putanjom Tabele>Otvori>Dokumenti>Tipovi dokumenata ili klikom na odgovarajuću ikonu glavnog toolbar-a.

Svi tipovi dokumenata koje je moguće koristiti u programima su već definisani, a u ovom prozoru omogućeno je definisanje određenih kriterijuma vezanih za te tipove:

1. za određene tipove dokumenata moguće je odrediti stranu kartice na kojoj će se vršiti ažuriranje, u smislu da li se određena količina artikla stavlja u magacin ili izlazi iz magacina i da li iznos ide na + ili - stranu

2. polje za čekiranje "automatski nađi" služi da se označi da program pri otvaranju određenog prozora za unos dokumenata izlista pregled svih već postojećih odmah po otvaranju tog prozoraž

3. polje "format broja" služi za definisanje formata broja. Za format broja mogu se  koristiti sledeće varijable: #P# - prefiks koji služi kao oznaka vrste dokumenta, #S# - sufiks , #C# - kreator služi da se evidentira organizaciona jedinica, #Y# - godina u kojoj je nastao dokument, #N#, #2N#, #3N# ...- redni broj dokumenta, pri čemu 2,3 znači fiksne dužinu do koje se broj dopunjuje nulama sa leve strane, a samo #N# je čisti broj bez dopunjavanja.

4. polje za čekiranje "automatski broj" služi , ukoliko je čekirano, za automatsko dodeljivanje rednih brojeva dokumentima koje kreiramo

5. polje za čekiranje "broj po kreatoru" služi, ukoliko je čekirano, za određivanje da li će  broj dokumenta sadržati i šifru organizacione jedinice koja ga je kreirala

6. polje za čekiranje "broj po tipu" služi, ukoliko je čekirano, za automatsko numerisanje jedinstveno za taj tip dokumenta (a ne po vrsti u okviru tipa, što je uobičajeno)

U donjem delu prozora se za određenu vrstu dokumenta za koji je to potrebno unose pojedinačno po tipovima magacina načini ažuriranja magacinskih kartica.

 

Vrste dokumenata

Do ovog prozora se dolazi iz opcija glavnog menija programa "Osnovne tabele" putanjom Tabele>Otvori>Dokumenti>Vrste dokumenta ili klikom na odgovarajuću ikonu glavnog toolbar-a.

Ovaj prozor služi za definisanje vrsta dokumenata. Vrsta dokumenta predstavlja kategorizaciju dokumenata određenog tipa po određenim kriterijumima koji su zajednički za tu vrstu: način knjiženja, cenovnici, opis vrste, ugovoreni zahtevi, napomene, veze, radna mesta.

Prozor se sastoji iz tri dela. 

U prvom delu se nalazi filter po tipu dokumenta, na osnovu koga se može dobiti klikom na dugme  <Pregled>, pregled svih vrsta dokumenata određenog tipa.

U drugom delu se može dobiti pregled već postojećih vrsta dokumenata zbirno ili grupisano po određenom tipu. U ovom delu se vrši i brisanje i unos novih vrsta dokumenata.

Treći deo služi za unos podataka za određenu vrstu dokumenta.

Listić <<Vrsta>> služi za popunu sledećih podataka (ukoliko se oni postoje za određenu vrstu dokumenta):

1. naziv

2. prefiks -  koji je obavezan i služi da bi se određenoj vrsti dodelio skraćeni naziv u vidu šifre koja predstavlja logičnu kombinaciju slova koja asociraju na puni naziiv vrste dokumenta. Prefiks učestvuje u kreiranju broja dokumenta i mora biti jedinstven.

3. sufiks -  nije obavezan i služi za dopunu skraćenog naziva vrste dokumenta

4. tekući račun - na koji se tekući račun odnosi dokument

5. tip zaduženja:

- za robu i usluge (npr. klasična faktura)

- za porez tj. PDV-a (dokument za plaćanje PDV-a, samo formira zaduženje, ne ide u poresku prijavu)

- avans (za evidenciju avansnog računa)

- storno avansa (za storniranje avansnog računa, prilikom formiranja konačnog računa)

- za knjiženje (za stavke koje se samo knjiže, a ne idu u poresku prijavu)

- kalkulacija (za interne obračune koji služe za PDV prijavu, a ne zadužuju komitenta)

- korekcija (svi dokumenti koji menjaju prethodno nastao dokument, za potrebe PDV evidencije)

- nabavka osnovnog sredstva (za PDV evidenciju)

6. namena - koristi se u nekim specifičnim slučajevima kadak treba razdvojiti namenu u okviru neke određene vrste dokumenata

7. svrha transakcije - je polje za unos svrhe transakcije pri formiranju uplata putem virmana pri čemu je izbor olakšan jer postoje već predefinisane svrhe transakcija kao i postojanjem drop-down (padajućih) menija.

8. grupa artikala/usluga je polje za unos grupe za artikle ili usluge koji pripadaju određenoj grupi.

9. koristi cenovnik - u ovom polju se unosi koji se cenovnik koristi pri fomiranju cena u određenoj vrsti dokumenta. Izbor je olakšan postojanjem drop-down menija.

9. vide se artikli - je polje za unos opcije da li će se videti artikli iz magacina, svi artikli ili artikli iz magacina.

10. izdaju se artikli iz magacina - polje u kome se unose magacini iz kojih će se izdavati artikli koji učestvuju u stavkama određene vrste dokumenta

Postoje pored ovih polja za unos i polja za čekiranje kojima se postiže da određena opcija postane aktivna za datu vrstu dokumenta.

11. storno automatski zatvara originalnu fakturu preko internog računa - unosi se interni račun za zatvaranje

To su:

1. primenjuje se porez - čekiranjem ovog polja primenjivaće se porez koji je definisan za određeni tip dokumenta

2. automatski knjiži magacinski dokument - ukoliko je ovo polje čekirano magacinski dokumenti će se automatski knjižiti

3. popunjava period PDV-a - na dokumentu se automatski popunjava poreski period na osnovu unetog datuma dokumenta

4. menja se iako je proknjižen magacinski dokument - čekiranjem ovog polja dozvoljava se menjanje dokumenta koji pripada određenoj vrsti iako je knjižnje magacinskih dokumenata koji su vezani za datu vrstu dokumenata već završeno

5. dozvoljen izlaz veći od stanja na lageru - ukoliko čekiramo ovo polje dozvoli}emo da se formiraju izlazi ve}i od stanja na lageru.

6. obavezna cena -  ukoliko je ovo polje čekirano za datu vrstu dokumenta to znači da je u tom dokumentu obavezno uneti cenu odn. cena ne može biti nula.

7. rabat na rabat - ukoliko je čekirano omogućava da se za određenu vrstu dokumenta odobri i dodatni rabat

8. kontrola istog artikla - ukoliko je čekirano upozorava korisniak ako dva puta unese isti artikal/uslugu u stavke istog dokumenta

Dodatna polja, ako postoje, se popunjavaju u listiću <<Opcije>>.

Listić <<Cenovnici>> služi za unos tipova cenovnika koji se vezuju za određenu vrstu dokumenta. Za dati tip cenovnika unose se: naziv tipa, smer - da li je to cenovnik dobavljača ili kupca, prioritet -  odnosi se na dodeljivanje važnosti svakom tipu odn. određuje se iz kojeg  cenovnika će se najpre vući cena za određeni artikal. Ukoliko za neki artikal ne postoji cena u cenovniku sa prioritetom 1 onda će se njegova cena vući iz cenovnika sa prioritetom 2 i tako dalje. Postoji i polje za čekiranje koje se odnosi na auto ažuriranje koje ukoliko se čekira omogućava da opcija automatskog ažuriranja cenovnika postane aktivna.

Opcija "Formira ceo cenovnik" odnosi se na ažuriranje cenovnika iz dokumenta, npr. ulazne kalkulacije. Kad je ova opcija isključena, ažuriranjem cenovnika formiraće se cenovnik na datum kalkulacije samo sa artiklima koji se nalaze u kalkulaciji. Ako se ova opcija uključi, na datum kalkulacije biće iskopirani poslednji važeći cenovnici artikala koji se nalaze u kalkulaciji, a zatim u njima ažurirane cene tih artikala.

Listić <<Kontiranje>> služi za definisanje šeme knjiženja u glavnu knjigu za određenu vrstu dokumenata. U prvom delu određuje se način knjiženja za svaku valutu u kojoj se može pojaviti dokument uz određivanje vrste naloga koja će biti formirana u glavnoj knjizi. U donjem delu, za svaku gore definisanu valutu određuju se knjižne stavke i način njihovog knjiženja. Knjižna stavka opisno predstavlja element odnosno iznos za knjiženje. Za svaku knjižnu stavku mora biti određen konto za knjiženje, na koju će stranu iznos biti proknjižen (DP - dugovna/potražna) i predznak iznosa (+ ili -), kao i način prenošenja analitika (nijedna, sve ili samo one koje su obavezne za taj konto). Moguće je definisati i protivkonto za knjiženje uz tu istu knjižnu stavku, sa svim opcijama kao i za konto, osim što se ovde podrazumeva da iznos ide sa istim predznakom na suprotnu stranu od konta. Ovo se može izvesti i dodavanjem iste knjižne stavke još jednom i definisanjem konta na koji će se knjižiti protivstavka, a rezultat je isti kao i sa protivkontom u istoj knjižnoj stavci.

Zavisno od tipa dokumenta, postoje i neke dodatne opcije za knjiženje. Kod dokumenata robnog knjigovodstva i komercijale postoji kolon GA (grupe artikala), koja uključivanjem određuje da se ukupan iznos te knjižne stavke raspoređuje po grupama artikala i primenjuje konto zaliha definisan na grupama artikala. Konto unet u samoj knjižnoj stavci koristi se za artikle koji ne pripadaju nijednoj grupi ili na čijoj grupi nije definisan konto zaliha. Kolona "Org.jed" određuje da li će se pri prenosu analitike organizacione jedinice koristiti kreator dokumenta ili magacin. Kolona "Tip magacina" omogućava da se knjiženje "razbije" na različita konta, zavisno od tipa magacina. U tom slučaju definiše se više puta ista knjižna stavka, sa različitim kontom i različitim tipom magacina.

Na fakturama postoji i polje "Zbirno knjiženje", koje omogućava da se sve selektovane fakture proknjiže kao jedan dokument, odnosno zbirno po analitikama, zavisno od toga kako je podešeno knjiženje analitika. Ovo se obično koristi u komunalnim službama koje izdaju mnogo malih računa fizičkim licima, a u glavnoj knjizi im je dovoljno da za određeni period proknjiže ukupne iznose.

Postoje i specifične knjižne stavke, koje ne predstavljaju iznose samog dokumenta, nego naznaku za knjiženje koje je definisano u nekom drugom delu programa. Za sve dokumente komercijale i robnog knjigovodstva postoji knjižna stavka "Dažbine pojedinačno", kojom se uključuje knjiženje pojedinačnih dažbina definisano u prozoru za knjiženje dažbina. U ulaznim kalkulacijama knjižna stavka "Zavisni troškovi pojedinačno" uključuje detaljno knjiženje definisano u prozoru za definisanje zavisnih troškova, a knjićne stavke "Ulazna faktura" i "Fakture zavisnih troškova" uključuju knjiženje faktura definisano na odgovarajućim vrstama dokumenata, za ulaznu fakturu za koju je vezana kalkulacija i za ulazne fakture vezane za zavisne troškove uz tu kalkulaciju. Konto koji se definiše uz ove knjižne stavke nema nikakvog uticaja na knjiženje, ali mora biti unet, zbog kompatibilnosti sa ostalim knjižnim stavkama. Kada se knjiži više kalkulacija koje su vezane za iste ulazne fakture, svaka će faktura biti proknjižena samo jednom.

Listić <<Ugovorni zahtevi>> odnosi se na ugovore koji se sklapaju za određeni posao sa komitentima ali će ovaj deo biti razrađen u sledećim varijantama programa.

Listić <<Napomena>> služi za unos dodatnih karakteristika opisnog tipa za datu vrstu dokumenta ili uslova.

Listić <<Veze>> služi za unos dokumenta koji će predstavljati vezu sa datom vrstom dokumenta u smislu navođenja liste dokumenata iz kojih dati dokument može nastati. Npr. iz ponude za određenu vrstu artikla može nastati profaktura, dok iz ova dva dokumenta mogu nastati faktura i otpremnica. Podaci koji se nalaze u dokumentima iz kojih nastaje dati dokument se prepisuju kako zaglavlje, tako i stavke dokumenta prethodnika.

Listić <<Radna mesta>> služi da se unesu radna mesta za koja se eventualno vezuje izrada određene vrste dokumenata.   

Klikom na dugme <Vrste  iz kontnog plana> ulazi se u kontni plan iz koga je moguće direktno kreirati nove vrste dokumenata. Kod kreiranja potrebno je naznačiti o kom se tipu dokumenta radi (izlazna ili ulazna faktura), navesti valutu u kojoj će se izrađivati data vrsta dokumenta, navesti svrhu transakcije, navesti nalog glavne knjige, konto dobavljača, da li je dugovna ili potražna strana, konto avansa ukoliko se plaćanje avansno, analitike (obavezne, sve, nijedna). Ovo ima smisla naročito kod kreiranja različitih vrsta ulaznih faktura, npr. prema troškovima koji se u njima pojavljuju. Ovde se takođe može definisati način knjiženja za datu vrstu dokumenta.

Klikom na dugme <Inicijalni podaci> mogu se za određenu vrstu dokumenta, za koju je to predviđeno definisati inicijalni podaci koji će važiti za sve dokumente te vrste (npr. kod Fakture za petrohemiju koja pripada tipu Faktura - valuta, kreator, magacin, agent prodaje, način plaćanja, način isporuke, peritet isporuke, tarifa, rok plaćanja, rok isporuke, cassa sconto, a mogu se definisati i inicijalno podaci o tarifi vezano za same stavke dokumenta).                      

Klikom na dugme  <Tekst dokumenta> otvara se prozor za editiovanje teksta odn. unos i obradu teksta. Koristi se  pri formiranju određenih vrsta rešenja npr. o godišnjem odmoru, o postavljenju na određeno radno mesto i sl. i moguće ga je koristiti samo kod određenih vrsta dokumenata.